組織的外部關(guān)系有時會成為經(jīng)理人時間管理的天敵。每個組織都或多或少要和一些特定的利益集團打交道。有的客戶可能應(yīng)付起來很麻煩很煩人，但你也得面對，而不能忽視他們。供應(yīng)商既有可能是很好的資源，也有可能成為負擔。如果他們能履行承諾，那就是有力資源；如果不能，那將浪費你的許多時間來解決問題。
從低層到高層的各級政府機構(gòu)會要求企業(yè)組織對其進行服務(wù)，這也會減少組織的工作時間。皮特·格雷斯(Peter Grace)在《聯(lián)邦政府成本控制》(Federal Government Cost Control)上發(fā)表的一篇報告中，調(diào)查了36個專項小組、161名公司總裁、2 000名志愿者，并提供了2 478個獨立、清晰、具體的減少成本和提高收入的建議。但這些建議很少被實施。大衛(wèi)?帕克委員會發(fā)表了一篇在政府防衛(wèi)管理方面的、題為《追求卓越》的報告，雖然得到的響應(yīng)很熱烈，但也沒有被政府采納。
社區(qū)委員會會找到各個組織，推薦社區(qū)活動，這些活動最終會對組織的運營產(chǎn)生影響。他們可能會讓你派一個代表參加一些社區(qū)的項目。雖然這些組織的貢獻是有必要的，但也要仔細考慮一下，是否組織提供的這些資源真的能帶來某種形式的益處?所有這些外部的影響因素都是不無道理的，組織應(yīng)履行其道德方面的責任，但對這些因素應(yīng)該有所控制。
作為經(jīng)理人，你可以寫一份在未來十天中關(guān)于浪費時間問題的個人報告，說明浪費時間的根源。這個報告的工作量不大，并不需要借用電腦來完成。你只需要一張紙和一支筆就行。這個報告的目的是為了讓你弄清楚你在哪兒花費了時間。過程很簡單：你只要把大概事件寫出來，而不是具體細節(jié)。你只需寫下你這十天要做的事情和在上面花費的大概時間。結(jié)果會讓你大吃一驚。這個報告的唯一目的就是讓你找到你在哪兒耗費的時間最多。報告中要記下每件事情，這是只屬于經(jīng)理人工作范圍的事情嗎?這份報告是做給你自己看的。你只需記下在以下方面花費的時間：
- 打電話
- 上網(wǎng)
- 閱讀和回復(fù)郵件
- 開會
- 實際工作
- 項目跟進工作
- 和員工一起工作
- 考慮未來的要求
- 外出
- 與專業(yè)人士和其他經(jīng)理人的交流
- 組織的活動
總結(jié)這些事情會讓你重新評估你的時間花費在了哪里并且好好分配時間。如果你花費太多時間與員工溝通，想想為什么會這樣。是因為他們能力不夠?是因為員工之間爭權(quán)奪利?還是因為部門沒有明確的總體目標?