用來監(jiān)督績效的標(biāo)準(zhǔn)
采用一種嚴(yán)格的、由上而下的和周期性的方式檢查那些對公司未來持續(xù)繁榮和聲譽(yù)而言至關(guān)重要的因素，這樣做的優(yōu)點(diǎn)怎么強(qiáng)調(diào)也不為過，即使是在所有董事都是執(zhí)行董事的董事會中。當(dāng)這些因素和管理層日常所面對的績效指標(biāo)體系混雜在一起時(shí)，這樣做會避免兩者的混淆。因此，確保所使用的標(biāo)準(zhǔn)適合于這一任務(wù)非常重要。
很多董事會傾向于考察過多的績效考核指標(biāo)——通常這些數(shù)據(jù)反映了會計(jì)信息，需要對這些數(shù)據(jù)的相關(guān)性做出一些評估和判斷。這樣做不可避免地會浪費(fèi)時(shí)間，并且會遺漏一些不能用嚴(yán)格意義上財(cái)務(wù)指標(biāo)來表達(dá)的重要因素。相反，我推薦采納一種更為專業(yè)的方式，這種方式一旦被采納，你將會發(fā)現(xiàn)很容易使你所在的董事會將討論集中在那些他們本應(yīng)關(guān)注的問題上。
為了達(dá)到這一點(diǎn)，董事會必須討論并決定：(1)哪些具體的項(xiàng)目適合于監(jiān)督；(2)采用何種形式監(jiān)督；(3)監(jiān)督的時(shí)間周期。同時(shí)，對于誰負(fù)責(zé)提供相關(guān)信息以及在需要的時(shí)候進(jìn)行報(bào)告也應(yīng)該達(dá)成一致。為了保持這些項(xiàng)目的持續(xù)相關(guān)性，這些項(xiàng)目的列表應(yīng)該每年或者在重大的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變被采納的時(shí)候進(jìn)行檢查，如果必要的話要對列表做出調(diào)整。同時(shí)，既然每一位董事會成員都贊同這樣一份列表，你應(yīng)該強(qiáng)調(diào)董事會應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地以書面報(bào)告的形式提出這些監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)。除非是非常特殊的情況下，否則，哪怕是偶爾地偏離這些監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該提供特別說明。
在制定這樣的標(biāo)準(zhǔn)列表時(shí)，要注意包括一些“軟”因素，公司內(nèi)部或者獨(dú)立的審計(jì)師可能也會定期的要求，比如：
- 顧客滿意度。
- 員工的士氣和動力。
- 法律和規(guī)章的遵守。
- 關(guān)鍵性資產(chǎn)的保護(hù)。
- 公司政策的遵守。
- 創(chuàng)新等。
畢竟董事會應(yīng)該集中于對公司潛在健康的監(jiān)督，而不是每個(gè)月末的財(cái)務(wù)結(jié)果，盡管那樣做確實(shí)有一定的意義。執(zhí)行董事和管理團(tuán)隊(duì)中的其他成員應(yīng)該在其他的檢查和評估性的會議上來處理這些更加日常的事務(wù)。對于董事會而言，監(jiān)督公司在戰(zhàn)略發(fā)展的標(biāo)志性階段所取得的成就也是非常重要的。
董事會對于那些以財(cái)務(wù)數(shù)字為基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)的考慮要降到最低水平，而要確定那些相對較少的主要因素，這些較少的因素就能夠揭示正在發(fā)生或者可能發(fā)生事情。這樣做將會使董事會有信心去忽略那些由其他事情所衍生的次要事務(wù)。無論在什么情況下，如果可能的話，要注重實(shí)際發(fā)生的情況和“預(yù)期(比如預(yù)算或者預(yù)測)的偏離，而不是數(shù)量本身。根本的問題就是“我們是否仍然在軌道上”，如果已經(jīng)制定了允許發(fā)生的偏差，那么這個(gè)問題就很容易回答。有時(shí)考慮那些能夠揭示潛在變化的趨勢也非常重要。這種趨勢的特征往往用圖形的形式可以最好地表現(xiàn)出來。
所提供信息的效度和信度
如果董事會要對監(jiān)督的過程有信心，必須有證據(jù)表明他們所看到的信息是有效的和及時(shí)的。這些信息的完整性和相關(guān)性反過來取決于公司的內(nèi)部控制和其支持體系的有效性。當(dāng)這些體系健全高效運(yùn)行時(shí)，董事會就會為此感到滿意。
一些組織借助于內(nèi)部或者外部團(tuán)體的審計(jì)來檢查他們的內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效性。這是一種良好的實(shí)踐，除此之外，這樣的一種審計(jì)還可以提供給董事們關(guān)于程序、系統(tǒng)和產(chǎn)出完整性方面的獨(dú)立報(bào)告。即使沒有深入地審計(jì)，也需要定期進(jìn)行深入地檢查和評估。
一般而言，你應(yīng)該承擔(dān)一種責(zé)任以保證呈遞給董事會的監(jiān)督信息總是及時(shí)的，并且保證董事們有充分的時(shí)間為董事會會議做準(zhǔn)備。如果能夠這樣，董事會決策的質(zhì)量將會更好。
監(jiān)督公司的績效，結(jié)果發(fā)現(xiàn)績效總是很好地與預(yù)期相吻合，這種情況固然好，但是由此變得自滿將會是一種危險(xiǎn)，尤其是在結(jié)果看起來如預(yù)期所表明的那樣。畢竟我們是基于可能會發(fā)生的一些假設(shè)來認(rèn)同預(yù)期。我們應(yīng)該定期地問自己一個(gè)問題：“這些假設(shè)是否仍然有效或者能否在未來保持有效”。一些假設(shè)包含了公司所處環(huán)境的很多維度，其他一些假設(shè)則屬于支持性的資源。應(yīng)該考慮的因素可能包括：
- 市場趨勢。
- 競爭者的活動。
- 規(guī)章體制。
- 經(jīng)濟(jì)因素。
- 技術(shù)的可獲得性。
- 員工因素。
- 有形資源的可獲得性。
- 財(cái)務(wù)資源的可獲得性等。
因此，董事會有必要重新檢查和評估這些因素的有效性和持續(xù)相關(guān)性。檢查和評估的頻率將取決于公司所處的環(huán)境以及公司所從事的經(jīng)營活動。
確保這些檢查和評估有效性的一個(gè)有益的方式是，要求每一位董事(有時(shí)僅僅是執(zhí)行董事)承擔(dān)額外的責(zé)任，以確保使董事會能夠知道上述這些因素中一個(gè)或者幾個(gè)因素的目前或者將來可能發(fā)生的重大變化。這可以采取書面報(bào)告的形式或者口頭陳述的方式，其中應(yīng)該包括他們所認(rèn)為的這些變化對預(yù)期結(jié)果所產(chǎn)生的影響。然后，你可以鼓勵整個(gè)董事會討論這個(gè)報(bào)告，其他董事可以提出問題并且表達(dá)他們在這個(gè)問題上的觀點(diǎn)。
在董事們承擔(dān)這樣特殊責(zé)任的同時(shí)，讓董事們相互評論通?？梢源_保整個(gè)董事會以更加廣闊的視野更充分地認(rèn)識某個(gè)問題。另外，你必須鼓勵所有的董事會成員成為一名通才，讓他們對公司事務(wù)的各個(gè)領(lǐng)域保持興趣和關(guān)注，而不是成為一個(gè)思路狹窄的“專家”。