在開會(huì)事前準(zhǔn)備
公布議程。準(zhǔn)備一份清楚的議程，讓與會(huì)者了解會(huì)議將如何進(jìn)行，如此可提升虛擬會(huì)議的成效。議程可以讓你的與會(huì)者思考和準(zhǔn)備每項(xiàng)主題。這對(duì)于英語為第二語言的人來說尤其重要。如果人們可以事先準(zhǔn)備，他們就能夠更全面和有力地參與。期望人們?cè)跁?huì)議中，當(dāng)場發(fā)展他們的想法，然后強(qiáng)而有力地表達(dá)，只是不切實(shí)際的期望。
議程不需要非常詳盡。針對(duì)每項(xiàng)主題，你應(yīng)該要能回答下列這些問題：
- 這項(xiàng)主題為何會(huì)在我們的議程上？
- 會(huì)議中分配了多少時(shí)間來討論這項(xiàng)主題？
- 討論結(jié)束時(shí)，我們想要達(dá)成哪些目標(biāo)？
- 我們需要與會(huì)者提供哪些東西？
在規(guī)劃每項(xiàng)主題所需的時(shí)間時(shí)，分配比你認(rèn)為的多出20%的時(shí)間給每項(xiàng)主題。獲得與會(huì)者的廣泛參與，了解每個(gè)人是否都有機(jī)會(huì)表達(dá)個(gè)人觀點(diǎn)以及提出問題的過程，需要時(shí)間—大量的時(shí)間。依照議程上的主題，逐項(xiàng)進(jìn)行討論時(shí)，你不應(yīng)該感覺到有任何壓力。如果你個(gè)人或是團(tuán)隊(duì)成員覺得時(shí)間上有壓力，那會(huì)議就無法獲得清晰明確和協(xié)調(diào)一致的結(jié)論。如果不需要那么多時(shí)間，你總是可以提前結(jié)束。
召開會(huì)議前先確認(rèn)，在每一段討論中你想要聽到哪些人的意見。
- 哪些人會(huì)讓對(duì)話順利展開？
- 哪些人會(huì)因?yàn)橛懻摰闹黝}而受到最大的影響？
- 哪些人可能會(huì)有不同的觀點(diǎn)和想法？
- 哪些人的經(jīng)驗(yàn)需要引進(jìn)對(duì)話之中？
人們有時(shí)需要表達(dá)這種感覺：自己在團(tuán)體中有參與感和能夠貢獻(xiàn)價(jià)值。因此人們必須有機(jī)會(huì)，分享對(duì)于某個(gè)主題的看法。當(dāng)你跟他人處在同一間房間里時(shí)，要做到自我表達(dá)就可能有困難，而在虛擬情境下就會(huì)更加困難。第一步是要讓大家知道，你想要每個(gè)人都參與；第二步則是有策略地和溫和地召集大家。事先知道，每一項(xiàng)主題你想要誰參與對(duì)話，會(huì)讓事情變得駕輕就熟。
領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的進(jìn)行，完成議程的討論，獲得廣泛的參與。
跟團(tuán)隊(duì)討論你想要管理對(duì)話的方式。虛擬會(huì)議需要更強(qiáng)而有力的領(lǐng)導(dǎo)方式，因?yàn)槟銦o法觸及那些非語言的暗示，無從得知與會(huì)者是否有問題，或者是否想要參與討論。另外，這類會(huì)議也需要你個(gè)人更多的同理心，更周詳?shù)乃伎?，因?yàn)橄噍^于身處在同一間房間里，虛擬會(huì)議的與會(huì)者會(huì)覺得彼此間的連結(jié)感比較低。
要求大家同意你對(duì)會(huì)議有所規(guī)范，以便你能放松并好好主持會(huì)議。我通常會(huì)要求下列事項(xiàng)：
- 請(qǐng)大家同意主持人堅(jiān)定地維持對(duì)話切題
- 當(dāng)時(shí)機(jī)恰當(dāng)時(shí)，主持人可召集不同的人來開會(huì)
- 大家同意把科技用品暫時(shí)擱置不理，除非有重要原因需要隨時(shí)使用
除此之外，我也讓與會(huì)者知道，雖然我對(duì)會(huì)議有所計(jì)劃，但若大家有其他想法，可讓會(huì)議對(duì)大家都有用，我還是非常樂于接受。
事前取得與會(huì)者同意，讓你能引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，而不至于負(fù)面評(píng)估任何人。同時(shí)也讓團(tuán)隊(duì)擺脫平?；?dòng)的方式，真實(shí)地參與會(huì)議。四到五人的小團(tuán)體相約喝咖啡聊天，輕而易舉就能讓人放輕松做自己。不過，在較大團(tuán)體和虛擬團(tuán)體之中，對(duì)話如果要安全且有效，就需要特別安排。
在會(huì)議開場白中，你可以考慮談到下列這幾點(diǎn)：
「在大家的許可下，今天我想要以慎重的方式來管理我們的對(duì)話，好讓大家都可以切題討論，并且確保我們聽到每個(gè)人的意見。請(qǐng)不要把這樣的做法說成是我想要嚴(yán)格管理。大家只要看成是，我想要多一些自由，以便讓對(duì)話能夠維持聚焦，還有我需要各位的允許，以要求大家確保在一項(xiàng)主題結(jié)束之前，我們都能讓每個(gè)人提出問題和表達(dá)觀點(diǎn)。」
「在每段對(duì)話里，我想要請(qǐng)?zhí)囟ǖ呐c會(huì)者提出某項(xiàng)主題。我已經(jīng)記下哪些人我認(rèn)為會(huì)受到影響，也會(huì)跟牽涉其中的每個(gè)人確認(rèn)。當(dāng)然，如果你想要補(bǔ)充一些意見，而我還沒請(qǐng)你發(fā)言的話，請(qǐng)勇于發(fā)言。如果你還沒有表達(dá)過你的想法、問題和觀點(diǎn)的話，任何時(shí)候你都可以參與任何的對(duì)話。」
接下來，小心地管理會(huì)議的對(duì)話。
慢慢進(jìn)行。當(dāng)人們說話時(shí)，如果你無法看到他們，不只比較難聽懂發(fā)言，要處理發(fā)言的內(nèi)容也會(huì)變得更為困難。簡明扼要的發(fā)言會(huì)有幫助，較為平穩(wěn)的語調(diào)也會(huì)提供人們空檔，以便提出他們的問題。記錄下哪些人已經(jīng)發(fā)言過，可以協(xié)助提醒你，你可能邀請(qǐng)哪些人加入對(duì)話。
你可以考慮增加一個(gè)流程步驟，以檢查每一項(xiàng)主題的清楚程度。當(dāng)缺少了視覺提示時(shí)，當(dāng)與會(huì)者不了解或不同意時(shí)，你便無法肯定辨別。如果你的與會(huì)者擁有不同的語言或文化背景，想要獲得清楚明確和協(xié)調(diào)一致的會(huì)議結(jié)論，就可能需要更多反覆對(duì)話的時(shí)間。
你可以使用下列五項(xiàng)結(jié)尾元素，慎重地結(jié)束每一段對(duì)話：
- 確認(rèn)完成：任何人還有任何其他尚未表達(dá)過的事情想說或提問嗎？
- 確認(rèn)協(xié)調(diào)一致：大家對(duì)于我們這段對(duì)話的結(jié)論都滿意嗎？
- 確認(rèn)接下來的步驟：大家都清楚哪些人要采取行動(dòng)，以及那些行動(dòng)何時(shí)會(huì)完成嗎？
- 確認(rèn)價(jià)值：你從這段對(duì)話當(dāng)中獲得了哪些價(jià)值？
- 確認(rèn)感謝：我們應(yīng)該感謝任何人嗎？
事實(shí)上，隨著我們的工作環(huán)境持續(xù)從辦公室空間轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)空間，成功地召開虛擬會(huì)議就會(huì)變得非常重要。一心多用，一邊忙著其他工作，一邊聽著會(huì)議進(jìn)展的做法，未來將不再可行。無庸置疑地，召開和領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的人要為會(huì)議的成效負(fù)責(zé)。由于虛擬會(huì)議帶來的額外困難，透過事前準(zhǔn)備、提出問題和分享我們的想法，我們大家都可以促進(jìn)正向的改變。