有些官僚制度的存在僅僅有利于建立它的那些官僚。這類制度必須盡快廢除。任何一個(gè)稱職的領(lǐng)導(dǎo)者都會(huì)花時(shí)間在他的組織里徹底清理那些職業(yè)官僚。以便最大限度地減少未來(lái)的文件制造數(shù)量。
甚至在徹底清理他們之前，你就應(yīng)該扔開(kāi)他們制定的那些例行文件。就像前面的管理小貼士如何利用企業(yè)的官僚制度中所做的那樣，問(wèn)問(wèn)你自己：不理會(huì)這張表格或者這份文件會(huì)對(duì)你產(chǎn)生什么影響。你會(huì)因此失去什么呢?
如果你認(rèn)為，這張表格或者這份文件沒(méi)有任何益處，那么就把它送回它的制作人那里去，并請(qǐng)他說(shuō)明要你提供信息的理由。問(wèn)問(wèn)他，你將得到什么好處?
如果你認(rèn)為，提供表格或文件中所要求的部分信息是有益處的，那么就提供這部分信息，并且問(wèn)問(wèn)它的制作人，對(duì)你來(lái)說(shuō)，提供其余的信息有什么好處?
顯然，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的官僚制度，你不僅要從自己的角度質(zhì)疑它們的價(jià)值，還要從企業(yè)整體的角度提出這樣的問(wèn)題。
對(duì)于那些提供信息而非索取信息的例行文件，問(wèn)問(wèn)你自己：你從這些信息中得到了什么好處——對(duì)它們逐項(xiàng)地加以全面分析。如果沒(méi)有任何好處，就把文件送回去，并解釋說(shuō)你再也不想要這種文件了。如果它是企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的，那么送回它的同時(shí)，你應(yīng)該請(qǐng)求對(duì)方說(shuō)明為什么要制作它，以及它對(duì)增加企業(yè)利潤(rùn)做了什么貢獻(xiàn)。根據(jù)我們?cè)谀硞€(gè)大型企業(yè)中管理那些負(fù)責(zé)提供信息的部門(mén)的經(jīng)驗(yàn)，最好的做法似乎是停止所有定期報(bào)告的制作，并且只對(duì)那些為此抱怨的人恢復(fù)提供這些報(bào)告。據(jù)我們所知，每一次這樣做的結(jié)果都會(huì)叫所有參與者大吃一驚，因?yàn)橛羞@么多的定期報(bào)告它們的接收者永遠(yuǎn)都不會(huì)去讀。
這個(gè)練習(xí)的進(jìn)行次數(shù)我們確定為“每年一次”，因?yàn)槟銓l(fā)現(xiàn)，官僚制度就像春天的野草一樣——它總會(huì)再長(zhǎng)出來(lái)的。