在大多數(shù)企業(yè)中，官僚制度是一個(gè)令人反感的詞。而且這種態(tài)度背后往往都有著十分充分的理由。但實(shí)際上，只要正確、高度謹(jǐn)慎地對(duì)待，這些制度是能夠?yàn)槟愕钠髽I(yè)帶來很多好處的。
為了完成這一節(jié)和下一節(jié)的管理小貼士，你需要保存一周以來你所收到的公文。在我們這個(gè)電子化的世界里，你還需要把一周里收到的所有電子郵件，暫時(shí)保存在一個(gè)專門的文件夾里。你可以保存原件，也可以保存復(fù)印件。另外，你還需要盡可能多地收集那些你向顧客發(fā)出的正式文件。
收集好這些材料之后，對(duì)其逐項(xiàng)加以審查，分析它們要求你采取的行動(dòng)。你被要求提供什么信息?你被要求采取什么行動(dòng)?你能不能找到比文件中所要求的(對(duì)你而言)更為有效的方法來提供信息或者采取行動(dòng)?
然后，認(rèn)真分析你要求顧客向你提供的信息。同樣問問自己上述那些問題。然后想一想，你如何才能使它們更輕松地滿足你的要求呢?
網(wǎng)上書店的很多做法對(duì)你會(huì)有所啟發(fā)，可以考慮去瀏覽一下。這些書店不使用紙張，但依然需要這類的制度。它們都要求你提供一定信息。但是，有些書店要求你每次下訂單的時(shí)候，都向它們提供這些信息；而其他的書店則將你的信息儲(chǔ)存起來，允許你用密碼自動(dòng)地提交訂單。而其中最出色的那家(也是我倆最常使用的那家)，亞馬遜網(wǎng)上書店，則干脆假定你是你的個(gè)人電腦的唯一用戶：你只需點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)就可以從上面買書。你訂購(gòu)的書從你的信用卡上劃賬，并送往你的常住地址。它把網(wǎng)上購(gòu)書變得太容易了!