組織面臨著多方面的壓力和挑戰(zhàn)，這就使得制定一個好的管理計劃顯得尤其重要。從外部來看，這些壓力和挑戰(zhàn)包括：競爭的壓力，政府管制的增多，日益多樣化和復(fù)雜化的技術(shù)，全球經(jīng)濟(jì)的不確定性，在勞力、資本和其他資源方面投資的高成本。從內(nèi)部來看，這些壓力和挑戰(zhàn)包括：對運(yùn)行效率的追求、對新的組織結(jié)構(gòu)和工作的安排、員工隊伍的多元化以及其他相關(guān)的管理方面的挑戰(zhàn)。在這種情況下，管理計劃能夠幫助組織及其員工提高工作的績效。
更為明確和靈活
好的管理計劃能夠增強(qiáng)明確性和靈活性。一個有工作重點的組織知道自己哪方面做得最好，了解顧客的需求，并且知道如何才能更好地為他們服務(wù)。一個有工作重點的人知道他或她自己的工作目標(biāo)，并且在逆境中能夠堅持目標(biāo)。一個有靈活性的組織愿意而且能夠改變和適應(yīng)變化的環(huán)境并且能夠順應(yīng)未來的發(fā)展趨勢，而不是只看到過去或現(xiàn)在的狀況。一個有靈活性的人能夠把因新的發(fā)展的環(huán)境——個人的和組織的——而產(chǎn)生的問題和機(jī)會納入到個人的職業(yè)規(guī)劃當(dāng)中。
行動指南
好的管理計劃指明了行動方向。它使得雇員和組織能夠更好地理解以下幾個方面：(1)以結(jié)果為導(dǎo)向——培養(yǎng)一種注重績效的意識；(2)以優(yōu)先為導(dǎo)向——確保最先考慮最重要的事；(3)以最優(yōu)配置為導(dǎo)向——確保所有資源得到最優(yōu)配置；(4)以變化為導(dǎo)向——預(yù)測未來的問題和機(jī)會，這樣組織才能最恰當(dāng)?shù)靥幚砗脝栴}，并抓住機(jī)會。它還能幫助避免在工作順利時產(chǎn)生自滿情緒或是在成功或失敗時分散注意力。它能夠使績效目標(biāo)清晰地呈現(xiàn)在執(zhí)行者面前，并提醒每個人：最好的決策是在情況發(fā)生變化之前做出的。例如：管理顧問斯蒂芬·科維(Stephen Covey)指出，最成功的經(jīng)理是“瞄準(zhǔn)目標(biāo)，增加組織價值”。他認(rèn)為，不能同時進(jìn)行過多的工作，后退一步、抓住最重要的工作，才是完成工作任務(wù)的關(guān)鍵。
增進(jìn)協(xié)調(diào)
好的管理計劃能夠增進(jìn)協(xié)調(diào)。組織中個人、群體和子系統(tǒng)各有不同的任務(wù)與目標(biāo)，他們必須協(xié)同完成工作任務(wù)，以滿足作為一個整體的組織的要求。管理計劃確定目標(biāo)層次，組織中每個層次的目標(biāo)相互連接就形成了一個手段一結(jié)果模型。高層次的目標(biāo)作為結(jié)果，它的最終實現(xiàn)與作為手段的較低層次目標(biāo)直接相關(guān)。以一個大型制造企業(yè)的多層次質(zhì)量目標(biāo)為例，公司層次的質(zhì)量目標(biāo)是“100％地在規(guī)定期限內(nèi)交付滿足顧客要求的合格的產(chǎn)品”。這個目標(biāo)在手段——結(jié)果模型中貫徹到主管這個較低的層次，目標(biāo)就解釋為“評估機(jī)器操作工的能力并提供適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)”這樣一個正式的要求。
更好地控制
好的管理計劃能夠幫助控制。它通過定義目標(biāo)——預(yù)期的績效成果，并確定達(dá)到目標(biāo)應(yīng)采取的具體行動而給控制提供了一個標(biāo)準(zhǔn)。如果結(jié)果不如預(yù)期，那么或者是原有的目標(biāo)，或者是采取的行動，或者兩者都需要評估并進(jìn)行調(diào)整以便提高未來的工作業(yè)績。沒有管理計劃，控制過程就缺乏一個評估工作進(jìn)展和確定如何使工作進(jìn)行得更好的框架。
更好地進(jìn)行時間管理
好的管理計劃能夠幫助管理者進(jìn)行時間管理。大部分人都遇到過有許多工作需要處理而無法分配可利用時間的困難。6每天，我們都在經(jīng)常的打擾、危機(jī)和意外的環(huán)境中被大量的工作和需求狂轟濫炸著——管理者的工作尤其有這種傾向。在這種情況下，我們很容易受到“時間浪費(fèi)者”的折磨，即讓其他人或毫無意義的活動占用我們的時間。例如，惠普公司的前總裁劉易斯·普拉特說：“我們一天的主要工作就是一連串的選擇。”我們的選擇應(yīng)該是將時間分配給最重要的需要優(yōu)先考慮的事情。普拉特說他“對優(yōu)先順序是無情的”，并且你“必須不斷地工作以使你的時間利用達(dá)到最優(yōu)化”。時間管理的關(guān)鍵就是決定在我們“需要完成工作”的清單上哪項應(yīng)該先完成，并強(qiáng)調(diào)這些重點項目。