檢驗(yàn)?zāi)愎芾硭说哪芰Φ淖詈梅椒ㄖ唬褪强茨愕臅?huì)議效率。會(huì)議的價(jià)值是無(wú)法測(cè)量的——不管現(xiàn)代化的通訊手段有多少好處，面對(duì)面溝通在許多人際交往中都是無(wú)可替代的。但是，如果你對(duì)任何在大型企業(yè)中工作的人這么說(shuō)，他們肯定都會(huì)告訴你：他們?cè)诤翢o(wú)價(jià)值的會(huì)議上浪費(fèi)了太多的時(shí)間。要成為優(yōu)秀的管理者。你就必須將那些令人痛苦的會(huì)議轉(zhuǎn)變成更為緊湊、更富有成果的會(huì)議。
管理會(huì)議只是時(shí)間管理的一個(gè)部分——如果你想做一名成功的管理者，良好的時(shí)間管理是必不可少的。布賴恩?克萊格的《即時(shí)時(shí)間管理》一書篇幅不長(zhǎng)，但里面包含了很多提高時(shí)間管理能力的小技巧(如果你覺(jué)得自己沒(méi)有時(shí)間去專門學(xué)習(xí)時(shí)間管理，最好去看看這些技巧)。你也可以選擇本書的姊妹篇，也是布賴恩·克萊格寫的。它不僅收錄了前面那本書中的許多技巧，而且還加入了很多全新的精彩內(nèi)容。
試著按照以下這些原則去組織你的會(huì)議。現(xiàn)在就動(dòng)手，你可以檢查你即將召開的會(huì)議，并作好必要的準(zhǔn)備工作。
會(huì)前
- 如果沒(méi)有明確的好處，就盡量取消這個(gè)會(huì)議。
- 會(huì)議目標(biāo)：在會(huì)議結(jié)束時(shí)將有什么收獲?
- 出席者：3～6人最佳。
- 參與者的準(zhǔn)備工作：現(xiàn)在就告訴他們，而不要到開會(huì)的時(shí)候才說(shuō)。
- 寫一個(gè)議程。將議題相互銜接。并加以排序。根據(jù)議題的重要性，而不是緊迫性，安排議程的時(shí)間分配。會(huì)議應(yīng)該簡(jiǎn)短。
- 其他準(zhǔn)備工作：會(huì)場(chǎng)安排好了嗎？設(shè)備準(zhǔn)備齊了嗎？你是否需要做一些特殊的安排，例如停車或者接待？
- 和參與者進(jìn)行溝通。他們是否有必要出席?問(wèn)問(wèn)他們是否有其他事項(xiàng)需要列入議程。
會(huì)中
- 準(zhǔn)時(shí)開始！
- 詳細(xì)描述會(huì)議的目標(biāo)。
- 注意議程上的時(shí)間安排。強(qiáng)調(diào)會(huì)議的結(jié)束時(shí)間。
- 關(guān)注會(huì)議的進(jìn)程(會(huì)議進(jìn)行得如何)，以及會(huì)議的內(nèi)容(正在說(shuō)些什么)。
- 嚴(yán)格遵守議程上的時(shí)間安排，但也不要太過(guò)拘泥。在會(huì)議的開頭和結(jié)尾，留出一些社交性閑談的時(shí)間，
- 確保每個(gè)人都能暢所欲言，并且每個(gè)人都已理解前面的人所說(shuō)的內(nèi)容。
- 不要跑題。只討論會(huì)議的議題。
- 總結(jié)并記錄具體的行動(dòng)項(xiàng)目和截止日期。
- 如果有必要，就安排另一次會(huì)議。但最好不要這么做。
會(huì)后
- 列出計(jì)劃中的行動(dòng)和截止日期的清單。
- 別把那些你認(rèn)為會(huì)前已經(jīng)說(shuō)過(guò)的東西包括進(jìn)去。
- 在24小時(shí)之內(nèi)公布清單。
- 在截止日期之前．對(duì)重要的行動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)行跟進(jìn)，隨時(shí)檢查其動(dòng)態(tài)。
- 如果某個(gè)行動(dòng)項(xiàng)目在會(huì)后沒(méi)有被記住，那么它就永遠(yuǎn)不會(huì)得到實(shí)施?？刂茣?huì)議長(zhǎng)度和提供簡(jiǎn)潔的行動(dòng)清單有助于與會(huì)者加深記憶。