作為一名管理者，人們通常是根據(jù)你的工作業(yè)績來評價你這個人，工作業(yè)績?nèi)Q于你的行動和決策，只有高效的會議才能產(chǎn)生這樣的行動和決策。換句話說，你主持的會議的效率高低決定你工作業(yè)績的大小，從而決定你個人的聲譽。
一個會議是成功還是失敗，會議主持人的技巧水平是一個不可忽視的主要因素。然而，除此之外還有一個方面，那就是當會議成功結(jié)束的時候，每個人都會記得這里面有你的功勞(當然，不是指他們應該說謝謝你)，假如會議進行得快速有效的話，那你也將因此而聞名的。
你的會議準備已經(jīng)很好的把你推向了一條成功之路，現(xiàn)在你已具備以下要素：
- 明確的目標。
- 詳細而有效的議程，詳述每個項目應該達到的預期效果以及各項目的討論時間。
- 確定真正有必要參加會議的人員名單。必要的話，與會人還要認真準備一份簡潔的背景資料。
現(xiàn)在你就不需要擔心會遺漏什么要點了，只需又快又好地完成你的會議。
結(jié)構(gòu)
需要最先強調(diào)的是處理議程項目的方法。千萬不要沒頭沒尾的安排項目，這樣會使大家不知該何去何從。你應該有條理的討論一個個項目，并確保每個人都能明白。有些人可以參與的多一些，而有些人可以到時候再通知，甚至根本用不著通知他們。
所以討論到銥個項目的時候，你可以請這方面最有權(quán)威，最具發(fā)言權(quán)的人來介紹或者是自己介紹。不管采用哪種方式，介紹都必須盡可能的簡潔，同時還必須包括以下方面：
- 提出議程項目的原因。
- 一份簡潔的背景材料。
- 將在會議上提出、討論并需要決議的項目。
- 問題兩個方面所引發(fā)的主要爭論。
- 會議可能采取的行動。
介紹的時間不應該超過一兩分鐘，你要把這一點向會議的其他與會人解釋清楚并且舉例說明。例如，介紹最新銷售宣傳冊上的議程項目的時候，你可以這樣說：
在九月的產(chǎn)品發(fā)布之前，需要有一個最新的銷售宣傳冊。同時，還必須決定如何優(yōu)化使用我們已有的各方面的資源。
舊的宣傳冊已經(jīng)過時了，而且有的員工抱怨舊的銷售宣傳冊內(nèi)容不夠全面。所以，我們就需要經(jīng)過周密的考慮，計劃怎樣最大限度地利用好手頭的預算。
一種觀點認為，盡管設計應該既簡潔又經(jīng)濟，然而銷售宣傳手冊還是內(nèi)容多一點，更加全面一點的好。另一種觀點則認為，主要的宣傳手冊應該做得簡略而精致，而詳細的產(chǎn)品信息可以以單色的樣本形式羅列出來作為補充，以滿足進一步的信息需求。
所以，我們必須決定是采用做成一本詳細而樸實的小冊子，還是兩本小冊子的方式(一本是做工精致的概要，一本是價格便宜、黑白打印的詳細資料)。
我們還必須加緊準備有關(guān)設計、 內(nèi)容和時間表的大綱，這樣才能很好的掌握整個計劃。
毋庸置疑，這個簡潔的介紹只會占用你很少一部分時間，但是卻能避免很多討論時可能出現(xiàn)的疑問和混亂。
介紹完了以后，有一個4步法可以幫助你控制好時間，從而繼續(xù)下面的會議：
- 審查依據(jù)。
- 討論含意。
- 得出結(jié)論。
- 形成決策。
審查依據(jù)。你必須把目前所有支持觀點的相關(guān)細節(jié)都檢查一遍。重要的資料需要提前分發(fā)，這樣到時候就不需要在會議上浪費會議時間去閱讀資料。不過你必須提供數(shù)據(jù)、成本、宣傳冊的樣品版式，以及研究結(jié)果等等，所有的這些信息都將是會議所不可缺少的。
討論含義。這個時候，正式的討論才真正開始。在會議召開之前，所有依據(jù)的資料都已經(jīng)準備就緒了，所以現(xiàn)在要做的就是，聽取各種看法和意見。并且討論其中的含義。
得出結(jié)論。一旦會上該說的事都討論完畢，如果沒有受到任何約束的話，人們有可能開始重復自己要說的活。所以當你意識到每件有益的事已經(jīng)討論完畢，就應該敦促團隊就最作的行動方針的意見達成一致。
形成決策。總結(jié)結(jié)論以及由其衍生的行動要點，并做好記錄。
作為會議主持人，你的工作之一就是確保整個團隊按照程序討論每個議程的項目。不管什么時候，只要他們稍微偏離會議主題，就必須馬上提醒他們，會議進行到了哪一步，這一步本應該是傲什么的?？梢赃@樣說：“請繼續(xù)討論，我們還沒有聽取完所有的觀點，所以現(xiàn)在還不能做出最后的結(jié)論?！被蛘哒f“我們已經(jīng)很清楚這些情況了，所以不必再就事實進行討論了，接下來我們需要討論它們的具體含義?！?/p>
你必須牢牢地把握好會議的局面。你如果縱容在會議上出現(xiàn)的無意義行為，并導致時間被肆意的浪費，也就意味著你在鼓勵別人也這么做。所以一定要保證成員們的討論不要偏離會議的中心議題?？傊?，就是要外柔內(nèi)剛，既要態(tài)度堅決又不能咄咄逼人。
有一點要注意的是，你要時不時地插入或是介入會議，確保大部分的與會人員都有機會發(fā)言，或者如果你認為某人的意見可能會有價值、不妨邀請他發(fā)表一下自己的看法。當團隊存在爭議或是會議討論有些混亂的時候，你可以中途插入一個總結(jié)。
你當然不想浪費時間，但是假如你有一個合理的議程，并且把握了會議的控制權(quán)的話，你完全可以按時進行會議，大家就不會覺得這是個匆忙的會議，從而也就不會有倉促做出決議的感覺。
控制時間
我們再來討論你的工作的另一個主要部分。你并不希望別人浪費他們的時間，所以你的會議需要在一種緊迫而不慌亂的氣氛下進行。
要達到上面的效果，第一步就是要確保會議按時召開。假如每個會議開始的時候，總是要磨蹭十分鐘人們才陸續(xù)出現(xiàn)在會場，這怎么能制造出那種緊迫的氣氛呢？你難道不討厭這種現(xiàn)象嗎？解決這個問題的辦法很簡單。你只要按時召開會議就行了(當然，你自己必須做出榜樣)。不管什么人，只要到開會時間他還沒到會場，就失去了參加會議的資格。還有，假如那些遲到的人最后趕來了，你也不要打亂你的計劃，為了他們再重新來一遍：當他們看到會議記錄的時候，他們就會明白這是怎么一回事了。很快的，每個人都知道應該準時參加你的會議。
匯報篇幅冗長或是在會議當堂分發(fā)資料，這些在實際中都是普遍存在的，但卻很浪費時間。僅僅由于他們行動的不一致，就導致資料不能隨議程一起分發(fā)下去。你決不能容許這種情況發(fā)生，除非是有不得已的理由，比如有些項目不得不過些時候才能做好補充，那就把它們留到下次會議再討論。這樣一來，大家在會議上討論起來也就不會感覺缺乏準備了。
直到會議的總方針被確定了，你就可以通過多種方式鼓勵大家控制時間：
- 堅持正題。假如會議一貫不允許偏題、嬉笑和一些不相關(guān)事的存在，大家就不會把這些現(xiàn)象帶到會議上來。只要態(tài)度堅決，以后處理就順利多了。順便說一句，這并不是意味會議要排斥幽默，因為在會議上幽默的作用是很大的，只是不要因此而偏離正題。
- 向他們提示時間。比如可以這樣說：“這個項目我們只有10分鐘的時間，所以我們需要抓緊得出結(jié)論。”
- 如果你自己的行為能夠做到簡潔，大家將會把你作為榜樣(當然不是所有的時候都這樣，但是大部分的時候應該如此)。
- 采用一種有力并且緊迫的語調(diào)，讓人家知道你正在把握著會議的進程。
- 用你的肢體語言加快大家的行動，比如：探過身去，目光緊緊注視發(fā)言人，聽取他的觀點，揚揚你的眉毛或是連連點頭示意等等。
你要確保所有的議程項目的討論都能達到預期的效果。假如由于某些原因而做不到的話，果斷的放棄這些項目，以便繼續(xù)進行會議。如果某個項目具有下列特點，就應該將其放棄：
- 得出結(jié)論所需要的依據(jù)不足。
- 你需要參照缺席人的意見和看法。
- 人們需要更多的時間來考慮這個問題，井且和其他同事進行商討。
- 情況在向與你的決定相反的方向變化。
- 在會議上你沒有充分的時間考慮議題。
- 很顯然，在會議以外能更快更好的解決這個問題。
出現(xiàn)以上任何一種情況，你就需要停止討論這個項目，進而討論其他有建設性的工作內(nèi)容，以保證我們的工作始終在前進一一比如商定下次會議之前需要分發(fā)的材料內(nèi)容或者安排另一次會議，諸如此類。
會議記錄
如果所有人在會議結(jié)束離開的時候。感覺會議跟沒召開過一樣的話，那么這次會議就是在浪費時間?？赡芩麄兌颊J為其他的人將會采取行動，也許他們還沒有意識到大家已經(jīng)做出了最后決定，會議進行了些什么，接下去該做什么，部必須一清二楚，這點非常重要，這就是會議記錄應該包括的內(nèi)容。
不管是誰做的會議記錄，它應該由你來負責的。記錄不需要很長，但是一定要做到使人一目了然。會議記錄的主要內(nèi)容有以下內(nèi)容：
- 會議召開的日期、時間、地點、主持人。
- 出席會議的人員名單、缺席人的原因、遲到或早退者的具體時間。
- 所有討論過的議程項目名稱、對于每個項目的主要意見、決定或是行動要點以及執(zhí)行對應行動的負責人名單。
- 會議結(jié)束的時間。
- 下次會議召開的日期、時間、地點。