會議是組織生活中的一種現(xiàn)實存在。很難想象領(lǐng)導者能夠（或者應(yīng)該）避免它，特別是在群體、委員會或團隊有較多任務(wù)或高的橫向相互依賴性時。良好規(guī)劃和領(lǐng)導有方的會議是一種完成多樣化目標的有益機制，同時，它也是工作群體內(nèi)部、群體之間或志愿者組織之間交換信息和保持公開溝通渠道的重要方式。
盡管會議有多種好處，但它們也花費時間和金錢。在美國，僅每年的公司會議開支一項就達到數(shù)十億美元。此外，不必要的或無效率的會議可能令人沮喪，并且往往導致與會者的不滿。考慮到會議所需的時間和金錢投資，管理者有責任使它們盡可能有效果。管理學者古斯和肖提出了7個召開會議的小竅門，在下面幾段中將逐一討論。
1.確定召開會議的必要性
召開會議的最重要步驟，大概就是花時間來確定是否真的有必要開會。評估是否需要召開會議，就是評估這次會議可以獲得什么成果。只有在潛在收益大于潛在成本時，才有必要召開會議。在評估過程中，盡可能事先了解其他與會者的意見。此外，如果會議是定期舉行的，你應(yīng)當在每次會議中都安排重要事務(wù)。否則，可以考慮降低會議的召開頻率。
2.列出目標
一旦確定有必要召開會議，你就應(yīng)當按順序列出會議目標并制訂實現(xiàn)這些目標的計劃。將你希望在會議中達到的目標按重要性排序。指出預(yù)計在每項議程上花費的大致時間也會有所幫助。最后，事先將會議議程和擬探討的問題告知與會者，同時讓他們知道還有哪些人會參加。
3.嚴格遵照會議議程
一旦會議開始，管理者堅持遵守議程安排是十分重要的。群體很容易轉(zhuǎn)移目標，談話內(nèi)容可能離題萬里，或者講些友善和氣的故事。盡管你應(yīng)當設(shè)法保持一種合作、自在的會議氣氛，但會議中寧可過于講條理、公事公辦，也不應(yīng)讓會議流于松懈、自由放任。如果一些事重要到足以被列入會議議程，那就確保在會議中安排討論這些問題的時間。
4.事先提供相關(guān)資料
除了制定會議議程，如果領(lǐng)導者也能事先向其他與會者提供相關(guān)報告或支持材料，會議往往會更加有效。在會議期間派發(fā)材料、等待人們閱讀這些材料，都是在浪費寶貴的時間。如果你提前將材料發(fā)給與會者，大部分人會事先準備、閱讀相關(guān)材料。幾乎每個人都會對延長會議時間、將本可以提前做好的事放在會議期間來做表示不滿。類似地，你需要事先準備好你在會議中的演示材料。如果你在會前不提供報告的正文，那么提供演示文稿的摘要以便會議期間做筆記，也將是有益的做法。最后一點，要確保你提供了準確無誤的信息。
5.為與會者提供方便
使會議收益最大化的另一種方式是，盡可能挑選對所有與會者都很方便的時間和地點。除了能提高會議出席率，這么做還能使關(guān)鍵與會者免受其他緊迫問題的干擾。同樣，選擇與會者認為方便的、與會議性質(zhì)相匹配的地點一定要考慮以下問題，比如，你是否需要會議桌（所有的與會者可以圍坐在桌旁)，黑板、投影儀或類似的可視設(shè)備，咖啡或其他點心，以及如何找到會議地點的指示圖。并且，準時開始會議，因為等待遲到者是對準時到達者的不公，而且，這會發(fā)出關(guān)于會議嚴肅性的錯誤信息。你也要預(yù)先計劃、宣布會議的時間限制，并堅持遵守這一時間表。
6.鼓勵參與
領(lǐng)導者有責任鼓勵參與，與會的每個人都應(yīng)當有機會發(fā)言，并感到自己對會議成果有所貢獻。在某些情況下，你需要請不愛發(fā)言的與會者參與，因為如果有機會，這些成員往往會為群體提供有價值的建議。此外，確保不愛發(fā)言的成員參與使你不會將一些人的安靜理解為贊同或認可。同樣，有時你需要縮短那些愛說話、樂于直言的與會者的發(fā)言。你只需指出群體已經(jīng)充分了解他們的立場，此時聽取別人的意見也會有所幫助，這樣就能不失尊重地做到這一點。通過提供群體討論的中期總結(jié)，你也可以鼓勵有效參與。
7.會議記錄
在會議期間，你可能清楚了解所討論的觀點、各種決策或采取的行動。但不要過分信任你的記憶力，以為這些信息都會保存下來?；◣追昼妬碛涗洠@樣你和其他人就能重構(gòu)與會者當時的想法，以及你（或者為什么不）采取某種行動的原因。記錄下決策和將要采取的行動，包括誰對此負有責任、任務(wù)完成的時間期限，這種記錄對于準備未來的會議議程也是很有幫助的。
遵循上面的簡單步驟，領(lǐng)導者和追隨者都能從會議中獲益更多，同時，會議也會更有條理、更有效。