別讓與會者分心
召開遠程會議重要的是要讓參與者保持注意力集中。如果與會者時常分心，就比較無法注意到像是臉部表情或是說話語調等等細微的變化，或是發(fā)現某些用語顯示對方欲言又止。此外也可能無法監(jiān)控自己的情緒反應和直覺，但這些也是重要的資訊。更糟的是，對方必然會發(fā)現我們心不在焉，于是避而不談那些真正重要的議題。
使用對的設備。
投資購買好一點的設備，就能大幅改善遠程會議的體驗。我有一位視頻客戶是網絡金融服務公司的CEO，幾乎所有員工都散布在全國各地，業(yè)務合作也多半都是在網絡上進行。在他的住家辦公室里，配備有高品質的網絡攝影機、熒幕及麥克風，讓他擁有清晰的網絡虛擬臨場。當時我們的遠程會議雖然還是不像真實生活那么高解析度，但已經相當接近。
就算只是小小的投資，也可能帶來巨大的改善。
有一次，我的客戶是一位CEO，但他有輕微的語言障礙，讓我很難在電話上聽得清楚。雖然我們面對面溝通沒問題，但因為多數時候我們還是在線上，所以我決定買了一副像是電玩競爭選手用的高品質頭戴式耳機，聽他的話就再也沒有任何問題。同時，我也買了外接的麥克風和喇叭，這樣一來和客戶視頻的時候就不需要依賴筆電的內建設備。
管理時間。
不論是電話會議或是視頻會議，多半都會一路討論到用光所有預訂時間，結果就只能趕快做個結論，好去開下一場會。這又是另一個遠程會議時的不同之處：在開遠程會議時，工作的重要一環(huán)就是要在過程中控制時間（我是用定時器，免得分心），并在預訂的時候完整結束。
遠程會議最后會談到什么程度很難說，一般而言會比一般會議更廣泛，也才更有意義、更有價值。然而，這也代表每次遠程會議之間最好多留幾天，好讓參與遠程會議者都有時間反思這場談話、深化學習。另外，遠程會議在爭論激烈時也可能讓人情緒激動，這時需要時間來沉淀，就算只是幾分鐘也可能大有助益，而讓你和其他參與者都從中學到最多。