在被人問及“管理是什么”時(shí)，美國(guó)著名的企業(yè)家杰克·韋爾奇這樣回答：“管理就是將復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化，混亂的事情規(guī)范化?！毖由斓骄唧w的個(gè)人工作中，我們也需要這樣的簡(jiǎn)單化、規(guī)范化。因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)工作中，最容易看到的場(chǎng)景是不斷忙碌卻毫無成效，最難看到的就是簡(jiǎn)單而卓有成效地工作。
那些杰出的職場(chǎng)員工無一例外地認(rèn)為，簡(jiǎn)化問題、避免冗繁是提高工作效率的重要途徑。無論我們從事什么工作，最簡(jiǎn)單的辦法就是最好的辦法。如何在復(fù)雜的工作環(huán)境中采用最簡(jiǎn)單有效的手段和措施去解決問題，是每一位企業(yè)管理人員和員工都必須認(rèn)真思考的問題。
身為世界500強(qiáng)企業(yè)之一的寶潔公司，其制度具有人員精簡(jiǎn)、結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單的特點(diǎn)。正是由于這樣有特點(diǎn)的公司制度，使得寶潔公司成為了世界上最大的日用消費(fèi)品公司之一，2004～2005財(cái)政年度，實(shí)現(xiàn)銷售額567億美元。在《財(cái)富》雜志最新評(píng)選出的全球500家最大工業(yè)／服務(wù)業(yè)企業(yè)中，排名第86位。該公司全球雇員近11萬人，并在80多個(gè)國(guó)家設(shè)有工廠及分公司，所經(jīng)營(yíng)的300多個(gè)品牌的產(chǎn)品暢銷160多個(gè)國(guó)家和地區(qū)，其中包括織物及家居護(hù)理、美容美發(fā)、嬰兒及家庭護(hù)理、健康護(hù)理、食品及飲料等。
寶潔公司強(qiáng)烈地厭惡任何超過一頁(yè)的備忘錄，推行簡(jiǎn)單高效的卓越工作方法。曾任該公司總裁的哈里在談到寶潔公司的“一頁(yè)備忘錄”時(shí)說：“從意見中找出事實(shí)的一頁(yè)報(bào)告，正是寶潔公司作決策的基礎(chǔ)?！惫锂?dāng)總裁期間，通常會(huì)在退回一個(gè)冗長(zhǎng)的備忘錄時(shí)加上一條命令：“把它簡(jiǎn)化成我所需要的東西!”如果該備忘錄過于復(fù)雜，他會(huì)加上一句：“我不理解復(fù)雜的情況，我只理解簡(jiǎn)單明了的。”
正是因?yàn)閾碛辛诉@樣的“越簡(jiǎn)單越好”的工作原則，寶潔公司才成為了全球洗化行業(yè)中數(shù)一數(shù)二的企業(yè)。其實(shí)，不僅僅是企業(yè)管理，在個(gè)人工作中，我們也可以看到簡(jiǎn)化所帶來的好處。在高強(qiáng)度的工作條件下，我們?nèi)绻荒芾砬逅悸?，以?fù)雜問題簡(jiǎn)單化的思路來開展工作，有針對(duì)性地解決重點(diǎn)問題，最初制定的各項(xiàng)目標(biāo)就難以實(shí)現(xiàn)。簡(jiǎn)化問題可以幫助我們把握工作的重點(diǎn)，集中精力做最重要或者最緊急的事情。
美國(guó)著名的管理專家唐納德·伯納姆曾經(jīng)提到過簡(jiǎn)化自我工作的三個(gè)原則，即為了使自己的工作進(jìn)一步簡(jiǎn)單化，你應(yīng)在每做一件事情以前，先問自己三個(gè)“能不能”：
- 我能不能取消它?
- 能不能將它與其他的事情合并來做?
- 能不能使用更簡(jiǎn)單的方法來取代它?
- 根據(jù)這一提示，我們?cè)谶M(jìn)行每一項(xiàng)工作的檢查與分析時(shí)，都應(yīng)問一下自己以下6個(gè)問題：
(1)明確必要性
為什么這個(gè)工作是必須進(jìn)行的?這個(gè)工作如此必要，是因?yàn)樗峭瓿扇蝿?wù)必須要做的工作嗎?這項(xiàng)工作是否能夠全部省去?或者省去一部分呢?
(2)明確關(guān)鍵
這項(xiàng)工作的關(guān)鍵是什么?將這個(gè)工作完成了以后，自己的工作是否能夠
出現(xiàn)過去沒有的新效果?
(3)考慮地點(diǎn)
如果必須完成這項(xiàng)工作的話，那么，我應(yīng)該在哪里做?如果我可以在家中邊聽音樂邊將它輕松完成的話，還用得著在辦公桌旁進(jìn)行苦思冥想嗎?
(4)考慮時(shí)間
什么時(shí)候進(jìn)行這項(xiàng)工作最好?是否應(yīng)該考慮將它放到自己效率最高的那段寶貴的時(shí)問里去做?如何才能避免讓其他的工作影響到這份重要的工作?
(5)工作的人選
我是否是最佳的工作人選?是否有效率更高的人可以做這份工作?
(6)選擇方法
完成這項(xiàng)工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾，使自己收到事半功倍的效果，還是采取最佳的做法，使自己的工作效率大幅度地提高?
在對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行分析檢查以后，再采用以下的步驟來簡(jiǎn)化自己的工作：
- 省去那些非必要的工作；
- 理順自己的工作順序，使它們做起來更加得心應(yīng)手；
- 如果有兩項(xiàng)或者更多的工作可以合并起來做的話，將它們合并起來；
- 盡可能讓煩瑣的事務(wù)性工作進(jìn)一步簡(jiǎn)單化；
- 預(yù)先將下一項(xiàng)的工作程序定好，使自己的工作預(yù)見性增強(qiáng)，爭(zhēng)取做到“行一步、看兩步、想三步”，使自我決策效率與準(zhǔn)確性大大提高，減少?zèng)Q策過程中的時(shí)間，并盡可能地令決策失誤減少。
簡(jiǎn)化工作的另一要訣在于，你要集中精力，去完成每一個(gè)小工作。在面對(duì)這些小工作時(shí)，你也有一些方法可以去借鑒：
- 一天開始，只做最重要的事。每天早上你開始做的第一件事，應(yīng)該是你今天最重要的事情。在這件事情未完成以前，你不應(yīng)去想其他的事情。
- 別讓其他的事情分散你的注意力。如果你已經(jīng)決定了讓自己在某一時(shí)間段內(nèi)處理某一工作的話，那么，你便需要集中注意力。有可能的話，你應(yīng)關(guān)掉郵箱、電話甚至是斷掉網(wǎng)絡(luò)，使自己集中精力去完成這項(xiàng)任務(wù)。
- 控制沖動(dòng)。如果你有想要上網(wǎng)、查看電子信箱或者其他一些想要轉(zhuǎn)移自我注意力的沖動(dòng)，你應(yīng)克制自己，深呼吸，使自己的精力再次集中于自己手頭的工作上。
- 將新工作排在后面。如果你在工作時(shí)收到了新的任務(wù)，不如將它放在一邊，集中精力去完成手中現(xiàn)在的工作。
在工作中，要想讓復(fù)雜的工作簡(jiǎn)化，你必須下決心放棄那些不重要或者不太重要的部分，使用更簡(jiǎn)便的活動(dòng)來代替那些費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。這是你將復(fù)雜工作簡(jiǎn)化的關(guān)鍵，同時(shí)也是你提升自我工作效率的重要一點(diǎn)。