在被人問及“管理是什么”時，美國著名的企業(yè)家杰克·韋爾奇這樣回答：“管理就是將復雜的問題簡單化，混亂的事情規(guī)范化?！毖由斓骄唧w的個人工作中，我們也需要這樣的簡單化、規(guī)范化。因為在現(xiàn)實工作中，最容易看到的場景是不斷忙碌卻毫無成效，最難看到的就是簡單而卓有成效地工作。
那些杰出的職場員工無一例外地認為，簡化問題、避免冗繁是提高工作效率的重要途徑。無論我們從事什么工作，最簡單的辦法就是最好的辦法。如何在復雜的工作環(huán)境中采用最簡單有效的手段和措施去解決問題，是每一位企業(yè)管理人員和員工都必須認真思考的問題。
身為世界500強企業(yè)之一的寶潔公司，其制度具有人員精簡、結(jié)構(gòu)簡單的特點。正是由于這樣有特點的公司制度，使得寶潔公司成為了世界上最大的日用消費品公司之一，2004～2005財政年度，實現(xiàn)銷售額567億美元。在《財富》雜志最新評選出的全球500家最大工業(yè)／服務(wù)業(yè)企業(yè)中，排名第86位。該公司全球雇員近11萬人，并在80多個國家設(shè)有工廠及分公司，所經(jīng)營的300多個品牌的產(chǎn)品暢銷160多個國家和地區(qū)，其中包括織物及家居護理、美容美發(fā)、嬰兒及家庭護理、健康護理、食品及飲料等。
寶潔公司強烈地厭惡任何超過一頁的備忘錄，推行簡單高效的卓越工作方法。曾任該公司總裁的哈里在談到寶潔公司的“一頁備忘錄”時說：“從意見中找出事實的一頁報告，正是寶潔公司作決策的基礎(chǔ)?！惫锂斂偛闷陂g，通常會在退回一個冗長的備忘錄時加上一條命令：“把它簡化成我所需要的東西!”如果該備忘錄過于復雜，他會加上一句：“我不理解復雜的情況，我只理解簡單明了的?！?/p>
正是因為擁有了這樣的“越簡單越好”的工作原則，寶潔公司才成為了全球洗化行業(yè)中數(shù)一數(shù)二的企業(yè)。其實，不僅僅是企業(yè)管理，在個人工作中，我們也可以看到簡化所帶來的好處。在高強度的工作條件下，我們?nèi)绻荒芾砬逅悸?，以復雜問題簡單化的思路來開展工作，有針對性地解決重點問題，最初制定的各項目標就難以實現(xiàn)。簡化問題可以幫助我們把握工作的重點，集中精力做最重要或者最緊急的事情。
美國著名的管理專家唐納德·伯納姆曾經(jīng)提到過簡化自我工作的三個原則，即為了使自己的工作進一步簡單化，你應(yīng)在每做一件事情以前，先問自己三個“能不能”：
- 我能不能取消它?
- 能不能將它與其他的事情合并來做?
- 能不能使用更簡單的方法來取代它?
- 根據(jù)這一提示，我們在進行每一項工作的檢查與分析時，都應(yīng)問一下自己以下6個問題：
(1)明確必要性
為什么這個工作是必須進行的?這個工作如此必要，是因為它是完成任務(wù)必須要做的工作嗎?這項工作是否能夠全部省去?或者省去一部分呢?
(2)明確關(guān)鍵
這項工作的關(guān)鍵是什么?將這個工作完成了以后，自己的工作是否能夠
出現(xiàn)過去沒有的新效果?
(3)考慮地點
如果必須完成這項工作的話，那么，我應(yīng)該在哪里做?如果我可以在家中邊聽音樂邊將它輕松完成的話，還用得著在辦公桌旁進行苦思冥想嗎?
(4)考慮時間
什么時候進行這項工作最好?是否應(yīng)該考慮將它放到自己效率最高的那段寶貴的時問里去做?如何才能避免讓其他的工作影響到這份重要的工作?
(5)工作的人選
我是否是最佳的工作人選?是否有效率更高的人可以做這份工作?
(6)選擇方法
完成這項工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾，使自己收到事半功倍的效果，還是采取最佳的做法，使自己的工作效率大幅度地提高?
在對每一項工作進行分析檢查以后，再采用以下的步驟來簡化自己的工作：
- 省去那些非必要的工作；
- 理順自己的工作順序，使它們做起來更加得心應(yīng)手；
- 如果有兩項或者更多的工作可以合并起來做的話，將它們合并起來；
- 盡可能讓煩瑣的事務(wù)性工作進一步簡單化；
- 預先將下一項的工作程序定好，使自己的工作預見性增強，爭取做到“行一步、看兩步、想三步”，使自我決策效率與準確性大大提高，減少決策過程中的時間，并盡可能地令決策失誤減少。
簡化工作的另一要訣在于，你要集中精力，去完成每一個小工作。在面對這些小工作時，你也有一些方法可以去借鑒：
- 一天開始，只做最重要的事。每天早上你開始做的第一件事，應(yīng)該是你今天最重要的事情。在這件事情未完成以前，你不應(yīng)去想其他的事情。
- 別讓其他的事情分散你的注意力。如果你已經(jīng)決定了讓自己在某一時間段內(nèi)處理某一工作的話，那么，你便需要集中注意力。有可能的話，你應(yīng)關(guān)掉郵箱、電話甚至是斷掉網(wǎng)絡(luò)，使自己集中精力去完成這項任務(wù)。
- 控制沖動。如果你有想要上網(wǎng)、查看電子信箱或者其他一些想要轉(zhuǎn)移自我注意力的沖動，你應(yīng)克制自己，深呼吸，使自己的精力再次集中于自己手頭的工作上。
- 將新工作排在后面。如果你在工作時收到了新的任務(wù)，不如將它放在一邊，集中精力去完成手中現(xiàn)在的工作。
在工作中，要想讓復雜的工作簡化，你必須下決心放棄那些不重要或者不太重要的部分，使用更簡便的活動來代替那些費時費力的工作。這是你將復雜工作簡化的關(guān)鍵，同時也是你提升自我工作效率的重要一點。