你的收件匣內(nèi)有個(gè)請(qǐng)柬：邀請(qǐng)你去參加你根本不想去的一場(chǎng)會(huì)議。也許是因?yàn)樗挥踩M(jìn)你的行事歷中所剩不多的空檔，或是因?yàn)樵谒A(yù)訂開會(huì)的時(shí)間，你已預(yù)訂要參加另一場(chǎng)會(huì)議，現(xiàn)在你得決定要回絕哪一個(gè)。不論原因?yàn)楹危袝r(shí)你就是必須回絕會(huì)議邀請(qǐng)。
你的第一個(gè)挑戰(zhàn)是，必須決定要回絕哪一場(chǎng)會(huì)議。在這件事上，一點(diǎn)點(diǎn)紀(jì)律就大有助益。你應(yīng)建立一套參加會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)，并且好好遵守。
首先要評(píng)估會(huì)議的價(jià)值。那個(gè)會(huì)議是否關(guān)于某件重要、有時(shí)效性、值得做的事？它是否有明確的目的和議程，為會(huì)議的成功作好準(zhǔn)備？是否有背景資料，事先提供給與會(huì)者？受邀的與會(huì)者是否合適，能達(dá)成有意義的進(jìn)展？如果無法從邀請(qǐng)函上清楚看出會(huì)議的價(jià)值，你就應(yīng)在作出決定前，回信給對(duì)方提出一些開放式的問題：
- 「可否可多提供一些有關(guān)議程的相關(guān)資訊？」
- 「在這個(gè)議題上，我們目前處于決策的哪個(gè)階段？」
- 「我應(yīng)該如何為討論做準(zhǔn)備？」
如果這個(gè)會(huì)議顯然值得參加，那么你的下一個(gè)問題應(yīng)該是，你是不是適合參加的人？議題是否在你職務(wù)的職權(quán)范圍內(nèi)？你有沒有所需的專業(yè)知識(shí)，可以對(duì)會(huì)議作出貢獻(xiàn)？對(duì)于會(huì)議待作決策的層級(jí)，你參與決策的資格條件是過低還是過高？如果你懷疑自己為什么會(huì)受邀與會(huì)，可在回覆之前先詢問安排會(huì)議的人，：
●「你希望我對(duì)這次會(huì)議有什么貢獻(xiàn)？」
●「我的部門還有誰(shuí)會(huì)去參加？」
●「我要代表誰(shuí)的立場(chǎng)發(fā)言？」
最后，如果你認(rèn)為這個(gè)會(huì)議有價(jià)值，而且你的參與對(duì)討論有助益，那么你必須決定，這個(gè)會(huì)議對(duì)你來說是否為目前的優(yōu)先要?jiǎng)?wù)。會(huì)議的主題對(duì)你的職務(wù)有多重要？相較于你當(dāng)下的其他需求，那項(xiàng)議題有多重要？你的貢獻(xiàn)有多獨(dú)特，以及是否有人比你更適合參加那個(gè)會(huì)議？
如果你無法對(duì)上述三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的任何一個(gè)作出肯定答覆，那么你應(yīng)該回絕那個(gè)會(huì)議，但要謹(jǐn)慎處理。你應(yīng)該讓你的同事覺得，即使你不參加他的會(huì)議，你仍是優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)成員，是有積極貢獻(xiàn)的人?？煽紤]下列一些不同的做法：
我可以讓那個(gè)會(huì)議取消嗎？如果會(huì)議未能達(dá)到前述的第一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)槟阏J(rèn)為它的安排導(dǎo)致不太可能成功開好那個(gè)會(huì)，不妨花點(diǎn)時(shí)間和會(huì)議召集人討論你擔(dān)心的事。他可能會(huì)反駁你的意見，但你可能會(huì)觸發(fā)兩個(gè)正向結(jié)果的其中一個(gè)：會(huì)議作了更好的安排，成功機(jī)會(huì)提高，或者會(huì)議取消了?？蓢L試以下的說法：
- 「這是個(gè)有趣的主題。從我們本年度的優(yōu)先要?jiǎng)?wù)來看，我不確定我們已經(jīng)作好準(zhǔn)備，可讓會(huì)議的討論有成效?？刹豢梢匝雍筮@項(xiàng)會(huì)議，等到工作小組有更多進(jìn)展之后才開會(huì)？」
- 「我很期待針這個(gè)議題作一些決定。從會(huì)議邀請(qǐng)函看來，好像生產(chǎn)部門的人沒有參與。我想等到生產(chǎn)部門有人愿意出席再來談。否則，我們無法作出任何決定?！?/li>
- 「從邀請(qǐng)函的訊息看來，這個(gè)會(huì)議的目的似乎是為了提供資訊。有沒有可能發(fā)給大家一個(gè)摘要概述，而不是召開會(huì)議？」
我可以推薦別人取代我出席嗎？如果那場(chǎng)會(huì)議很重要，但它不符合前述第二項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)槟悴皇浅鱿瘯?huì)議的合適人選，那就試著推薦別人參加。務(wù)必要花些心力去找合適的人，才不會(huì)顯得你是在推卸責(zé)任。不妨嘗試提出以下建議：
- 「你有興趣聽我的意見，令我受寵若驚。但我覺得我不是最有資格討論這個(gè)議題的人。我稍微研究了一下，看起來帕特?fù)碛心銈冃枰谋尘?。是否合適改邀帕特來取代我？」
- 「這是決策會(huì)議，所以我認(rèn)為讓我的經(jīng)理代表我們團(tuán)隊(duì)出席，比較合適。」
- 「謝謝你邀請(qǐng)我參加這場(chǎng)會(huì)議。但我覺得目前我不是出席會(huì)議的必要人選。如果你覺得無妨，我想讓喬西代表我出席會(huì)議?！?/li>
我可以事先作出貢獻(xiàn)嗎？如果那場(chǎng)會(huì)議不符合第三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（你確定那是你可以提供獨(dú)特價(jià)值的重要議題，但你排不出時(shí)間出席會(huì)議，或出席會(huì)議不是你的優(yōu)先要?jiǎng)?wù)），你就有機(jī)會(huì)事先提供價(jià)值?；◣追昼妼懴乱恍┫敕?，提供給會(huì)議主席或合適的與會(huì)者。這會(huì)比出席整場(chǎng)會(huì)議有效率得多。你可以這樣回覆召集人：
- 「這會(huì)是很重要的討論。我無法出席，但我會(huì)找一些時(shí)間來分享我的想法，你可以在開會(huì)討論時(shí)參考我的想法?！?/li>
- 「我很抱歉，我不能參加那場(chǎng)會(huì)議。如果我事先告訴你我的想法，是否可以請(qǐng)你在會(huì)議上代我提出？」
我可以只出席那場(chǎng)會(huì)議的一部分嗎？如果一個(gè)或多個(gè)議程項(xiàng)目確實(shí)都符合你的三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，但其他議程不符合，那么你或許可以只出席會(huì)議的一部分。你可以用下列選項(xiàng)之一回覆：
- 「謝謝你的邀請(qǐng)。對(duì)我來說，參加重新打造品牌的那個(gè)部分的討論很重要。目前我還有其他要?jiǎng)?wù)要處理，所以那個(gè)部分的討論結(jié)束之后，我就必須離席?！?/li>
- 「有沒有可能在第一個(gè)議程中也討論重新打造品牌？我不能出席整場(chǎng)會(huì)議，但我真的很希望對(duì)那個(gè)議題有所貢獻(xiàn)?！?/li>
無論你選擇哪一個(gè)做法，都是要達(dá)成三件事。首先，要盡量善用時(shí)間。其次，告知會(huì)議召集人你作決定的理由，讓他了解你為何不能出席。第三，是努力滿足會(huì)議召集人的需求，即使不是以原本預(yù)期的方式做到的。
起初這可能會(huì)帶來一些文化沖擊，但那些每周開會(huì)35小時(shí)、不堪重負(fù)的每一個(gè)人，很快就會(huì)佩服你的嚴(yán)謹(jǐn)做法。只要記住，對(duì)于那些回絕你開會(huì)邀請(qǐng)的人，你也必須同樣地禮貌對(duì)待！