對(duì)我們所有人來(lái)說(shuō)，時(shí)間都是一個(gè)限制性因素。我們沒(méi)有辦法管理時(shí)間本身，就如同我們沒(méi)有辦法阻止生命一步步邁向那最終不可避免的歸宿一樣。時(shí)間總是在一分一秒地前進(jìn)，不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移。但是，我們能管理自己使用時(shí)間的方式，而且這是一名優(yōu)秀管理者必須具備的能力。你要時(shí)刻注意，不要讓你的耳朵被諸如“我沒(méi)有時(shí)間”之類(lèi)的謊言所蒙蔽。要知道它們背后真正的潛臺(tái)詞是： “它對(duì)我來(lái)說(shuō)不夠重要”。尤其要注意你自己身上有沒(méi)有說(shuō)這些話的習(xí)慣。
每一個(gè)管理者都知道如何管理他們的工作日志。所以，不用再讀下去啦。不過(guò)如果你讀了，也許你能夠?qū)W到一兩個(gè)訣竅。
工作日志(最廣義的理解——它可以是放在口袋里的小本子，也可以是電子記事本或者類(lèi)似Outlook的電腦程序)是對(duì)我們大多數(shù)人而言最有用的工具。但是我們很容易忽視這一點(diǎn)——往往非得等到事情出了差錯(cuò)，或者它被搞丟了，我們才會(huì)想起來(lái)。我們大多數(shù)人已經(jīng)形成了一套最適合自己的利用日志的方法。不過(guò)，進(jìn)一步改善這些方法有助于提高你的工作效率。
管理工作日志與管理會(huì)議之間存在著非常密切的聯(lián)系。當(dāng)你在你的工作日志上預(yù)定一個(gè)會(huì)議時(shí)，你總會(huì)問(wèn)問(wèn)它要花多少時(shí)間。如果會(huì)議的組織者自己也不能確定，就要求他們考慮這個(gè)問(wèn)題，并給你一個(gè)確定的答復(fù)。如果你不知道你將付出多少時(shí)間，那么就不要去參加這種莫名其妙的會(huì)議。當(dāng)一個(gè)會(huì)議超出了它原定的時(shí)間長(zhǎng)度時(shí)，你必須決定是繼續(xù)留下還是馬上走人。如果你決定離開(kāi)，那就直接起身離場(chǎng)，哪怕和會(huì)議的主持人或者組織者吵上一架也在所不惜。
你還應(yīng)該在你的工作日志上為會(huì)議之外的事情留出專門(mén)的時(shí)間。例如，思考的時(shí)間、提出創(chuàng)意的時(shí)間以及接待員工拜訪的時(shí)間。這最后一項(xiàng)很重要。我倆都認(rèn)識(shí)很多宣稱自己實(shí)行“門(mén)戶開(kāi)放”政策的經(jīng)理。我們宣稱，除非自己在開(kāi)會(huì)，否則我們的大門(mén)都會(huì)向員工敞開(kāi)。然而，我們似乎一天有25個(gè)小時(shí)都在開(kāi)會(huì)，根本沒(méi)有空去接待員工。因此，你要牢記：?jiǎn)T工是你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的主要資源，把時(shí)間留給他們，要比參加絕大多數(shù)的會(huì)議都重要得多。
作為一個(gè)練習(xí)，檢查你接下來(lái)幾周的工作日志。取消不必要的會(huì)議。留出你自己思考的時(shí)間和非正式拜訪的時(shí)間(你去拜訪別人或者別人來(lái)拜訪你)。另外，在日志中加入與會(huì)議無(wú)關(guān)的、你覺(jué)得重要的提示性信息也是很有幫助的。