管理溝通為了恰當(dāng)?shù)貍鬟f信息，公司要對(duì)以下兩個(gè)步驟進(jìn)行分析：一、必須確定如何傳遞信息，即溝通渠道；二、必須明確如何組織信息，即信息結(jié)構(gòu)。
選擇溝通渠道
溝通渠道即溝通的傳遞方法。一個(gè)組織選擇溝通渠道要比個(gè)人選擇溝通渠道困難得多。無論與組織溝通還是與個(gè)人溝通，個(gè)人可選擇的溝通渠道往往有限，無非是口頭形式或書面形式。但對(duì)于組織來說，可供選擇的溝通渠道和傳遞方式就很多了。
個(gè)人電腦的出現(xiàn)給組織溝通帶來了前所未有的變革。網(wǎng)絡(luò)溝通也在影響著組織的內(nèi)部溝通和外部溝通。例如，某公司要公布一項(xiàng)高層管理層中的人事變更決定，它可以通過一家報(bào)社向廣大的目標(biāo)群體公布這個(gè)消息。當(dāng)然，它也可以通過備忘錄或者電子郵件的形式向其雇員公布這個(gè)消息。
然而就是在這個(gè)簡(jiǎn)單的例子中，仍有許多可供選擇的溝通渠道。他們應(yīng)該選擇一家地方性的報(bào)紙，還是一家全國(guó)性的報(bào)紙?如果是一家跨國(guó)公司，那么是否應(yīng)該選擇一家國(guó)際性新聞機(jī)構(gòu)，如路透社?是否應(yīng)該在主頁(yè)上宣布這個(gè)消息?許多公司都有連接分散各地分公司的遠(yuǎn)程衛(wèi)星傳播系統(tǒng)，那么是否應(yīng)該傳遞給雇員一個(gè)圖像信息?還應(yīng)考慮的一個(gè)全局性的問題，即什么時(shí)候發(fā)布這個(gè)消息最合適。應(yīng)該讓雇員最先聽到這個(gè)消息，還是讓某個(gè)新聞?dòng)浾咦钕饶玫竭@份獨(dú)家新聞?
每次公司制定溝通戰(zhàn)略，在實(shí)施之前都必須仔細(xì)考慮溝通渠道選擇問題。但是，公司也必須考慮怎樣最恰當(dāng)?shù)亟M織好信息，溝通應(yīng)該包括哪些信息內(nèi)容。
仔細(xì)組織信息內(nèi)容
大多數(shù)溝通專家認(rèn)為，信息構(gòu)造方法無外乎兩種：直接方式和間接方式。直接方式就是先說明你的主要觀點(diǎn)，然后解釋為什么要這樣做；間接方式是先解釋為什么，然后再說出主要觀點(diǎn)。
公司什么時(shí)候應(yīng)該選擇直接方式，什么時(shí)候應(yīng)該選擇間接方式?一般來說，一個(gè)組織應(yīng)該盡可能直接地把信息傳遞給盡可能多的目標(biāo)群體。間接的溝通方式容易造成思路混淆，難于理解。
這方面的例子之一，是日本尼桑公司最初把Infiniti系列引入美國(guó)市場(chǎng)的經(jīng)歷。尼桑公司沒有立即展出新汽車的照片，至今，他們的做法也沒變。公司采取了一種非常間接的方式，典型的日本方式。他們著意景觀美化，創(chuàng)造一種氛圍，而不是立刻就把產(chǎn)品展示給公眾。但是，這并沒有幫助他們賣掉很多汽車。公司想做的是通過廣告的方式創(chuàng)造一種形象，但是，這種產(chǎn)品和形象混雜的廣告在美國(guó)的公眾中并不受歡迎。公司的直接競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，豐田的Lexus公司采取了一種不同于日本傳統(tǒng)的方式，展示汽車的照片，獲得了巨大成功。
當(dāng)一家公司發(fā)現(xiàn)自己面臨危機(jī)時(shí)，就會(huì)碰到同樣的問題。加拿大石油公司就是一個(gè)例子。這是一家在20世紀(jì)70年代建立起來的國(guó)營(yíng)企業(yè)，用以在石油危機(jī)時(shí)期保障加拿大石油供應(yīng)的穩(wěn)定。公司發(fā)展很快，在二十年內(nèi)兼并了其他幾家公司。到1985年，公司大約有10000名雇員。但是不久以后，油價(jià)下跌，公司開始大批裁員。十年之后，公司雇員只剩下不足5000人，公司每年虧損2億美元，股價(jià)下跌了2／3。公司開始下功夫與剩下的雇員進(jìn)行直接的溝通。通過簡(jiǎn)報(bào)、電子郵件、重點(diǎn)團(tuán)體溝通和調(diào)查等方式，告訴他們公司目前的變化意味著什么。通過這種非常直接的方式，公司成功地轉(zhuǎn)變了員工的態(tài)度和行為方式，渡過了裁員的危機(jī)。
除了直接方式和間接方式之外，還有第三種方式就是不傳遞信息。一種傳統(tǒng)的方式是，在公司遇到問題時(shí)，采取充耳不聞的態(tài)度。但在今天，這種方法就不能奏效了，因?yàn)楣姇?huì)要求給出答復(fù)，而且新聞媒體有很高的追蹤水平，總會(huì)從某一恰當(dāng)?shù)慕嵌葓?bào)道事件全過程。一般來說，公司表示在沒有弄清全部事實(shí)之前，無法發(fā)表任何評(píng)論，總比說“無可奉告”或者什么都不說要好得多。但是，公司管理者經(jīng)常會(huì)受公司律師的影響，在美國(guó)這個(gè)法制社會(huì)里，說什么都要考慮法律后果。決定采取直接的方式就意味著要考慮公眾的觀點(diǎn)，對(duì)于一些公司來說，這比上法庭更重要。