在過去，主管們都很擔心員工使用企業(yè)的辦公電話打不是很有必要的私人電話。他們也算計著有多少鉛筆是用于私人用途。在食品自動販賣機出現(xiàn)之前，他們也擔心員工在飲水機旁花費的閑聊時間?，F(xiàn)在，主管們擔心員工在私人郵件和網(wǎng)絡搜索方面耗費的工作時間。研究表明，平均每人每天在私人郵件和私人上網(wǎng)方面要耗費一個或半個小時。到底是一個還是半個小時，這并不重要。但這就是浪費時間，而將這個時間乘以員工數(shù)，這個數(shù)字就變得十分龐大。你能想象一個擁有1萬名員工的組織每天浪費1萬個小時工作時間的情形嗎?但是事實是，這種情況很常見。
組織中的每個人，從高層到低層，都會浪費時間。我們不可能百分之百地利用我們的時間。沒人能在每天480分鐘的工作時間里一直工作。一定的社交時間是很重要的，雖然這不能直接提高生產(chǎn)率。由于個人原因所浪費的時間大多是因為缺乏紀律。但是組織的紀律并不是那么嚴明，也沒有嚴厲的懲罰措施。紀律意味著秩序和行動自由之間的平衡。紀律定義了什么是可以接受的行為，其目的在于不斷改善人們的行為。它創(chuàng)造了一種言而有信的氛圍和精神，并絕不允許有任何借口。
組織金字塔頂層和各個部門主管傳達的指令既可以提升也有可能降低績效。很多情況下，這些要求會產(chǎn)生許多無關緊要的工作，對提高績效毫無幫助。通常，當某位領導者或企業(yè)家制定出一個新項目用來把組織“推向另一個階段”，這種情況就會發(fā)生。很不幸的是，僅僅關注諸如授權、改造組織、參與管理等一時流行的問題并不能保證真正的成功。
各管理層要求的日常報告會耗費員工很多時間。這些報告里有很多都鮮少有人閱讀，一般情況下最后都會歸入檔案。作為經(jīng)理人，你的上級很有可能要求你作出一些貢獻，你就有機會要么取消這些報告，要么對它們進行重新安排，讓它們不再像以往那樣耗費員工的精力。這可能需要一些說服技巧，但如果不解決，你的部門就會浪費時間。
吉寧博士第一次擔任管理職位時，手下有14名工程師。他發(fā)現(xiàn)，對每個項目進行月度報告會耗費很多時間。和他一樣的管理人員共有8名，他們都向同一個主管匯報，整個部門有大約150名工程師、設計師和繪圖員。他們8名管理人員還要向其他大約30名主管提供高科技工程服務。可要知道，在那個時候裝有微軟文字處理系統(tǒng)的個人電腦還是天方夜譚，所以他們所有的報告都是用打字機打出來的。他的主管也要和其他15名主管向同一位工程主管匯報，于是他找到他的主管，建議說他們應該每月對那些有一定價值的項目作正式報告。這將減少85％花費在完成報告上的時間。但他卻回答說這不可能。于是吉寧在月度會議上又多次提出這個建議，最終他答應可以試試。
于是，我們每個月對那些價值低于一定數(shù)額的項目不再作正式報告。那30位主管并沒有什么反應。8個月后，工程主管找到我的主管問為什么還沒收到部門月度報告。我的主管非常有禮貌地告訴他，我們在8個月前就不做了。那個工程主管當時雖然有些不高興，但在那之后我們就再也沒為小項目作過報告了。這么多年來，我們到底花費了多少時間和精力來撰寫那些根本沒人讀或完全沒有意義的報告呢?