確保員工及時(shí)準(zhǔn)確地得到信息是管理者的主要任務(wù)之一。電子郵件也許是一種最新出現(xiàn)的溝通工具，但在善于激勵(lì)他人的管理者手中卻可以發(fā)揮出大價(jià)值。電子郵件的主要優(yōu)勢(shì)是快捷。一條消息能夠在幾分鐘之內(nèi)就繞過(guò)半個(gè)地球，到達(dá)某人眼前。這意味著，如果你想快速地向某人表達(dá)謝意，你幾乎能夠立刻做到——而就是這句簡(jiǎn)單的“謝謝你”，如果能夠及時(shí)地表達(dá)，其激勵(lì)效果將會(huì)大大增強(qiáng)。
電子郵件的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)就是內(nèi)容豐富。除了技術(shù)不成熟的早期電子郵件之外。所有的電子郵件都能讓你傳遞圖片和粘貼附件，還能讓你將一個(gè)非常復(fù)雜的信息一次發(fā)給許多人。這個(gè)抄送功能不僅可以幫助你增加傳播信息的機(jī)會(huì)。而且還可以避免讓某個(gè)人因被你忽略而感到沮喪。不過(guò)盡管如此。你還是應(yīng)該盡力根據(jù)不同接受者的具體情況對(duì)電子郵件做一些適度調(diào)整：這會(huì)進(jìn)一步增強(qiáng)它們的激勵(lì)效果。
作為一個(gè)練習(xí)，請(qǐng)現(xiàn)在就給至少兩個(gè)人發(fā)送電子感謝信。如果你覺(jué)得沒(méi)有人需要特別的致謝，就瀏覽你的通訊錄，尋找最近曾為你做過(guò)些事的人，或者是你覺(jué)得近來(lái)聯(lián)絡(luò)不夠的人。
但是你要注意。電子郵件也有它的缺點(diǎn)。它們發(fā)送得如此之快，以至于你可能還沒(méi)有真正思量過(guò)郵件的內(nèi)容，就把它發(fā)出去了。因此，永遠(yuǎn)要在發(fā)送你的電子郵件之前，把它認(rèn)真地檢查一遍。
此外，這種抄送功能在讓你享受一次發(fā)送電子郵件給許多人的便利的同時(shí)，也可能會(huì)帶來(lái)一個(gè)問(wèn)題。沒(méi)有人喜歡被垃圾郵件淹沒(méi)。不要因?yàn)橛X(jué)得可能對(duì)其有用，就把文件發(fā)給員工——而是要讓真正需要它的人能夠很容易地收到它。避免這種過(guò)量發(fā)送的一種方法是，把信息的接收變成一件主動(dòng)而非被動(dòng)的事。比方說(shuō)，你可以把你的信息放到電子公告欄上?；蛘?。使用電子郵件清單管理軟件，使接收者能夠根據(jù)郵件的題目有選擇性地接收(或者不接收)，并且能夠?yàn)g覽先前收到的郵件。
電子郵件如果運(yùn)用得當(dāng)，可以極大地提高溝通的效果，進(jìn)而提高激勵(lì)的效果。當(dāng)然，你還需要有好的郵件內(nèi)容來(lái)配合。