在肯尼斯·布蘭查德和斯賓塞·約翰遜合著的《一分鐘經(jīng)理人》一書(shū)中，兩位作者提出了與眾不同的一個(gè)管理理念：高效管理并不費(fèi)時(shí)。這一理念有兩個(gè)重要的前提：(1)與下屬接觸的時(shí)間質(zhì)量遠(yuǎn)比時(shí)間長(zhǎng)度重要(就如同你與小孩相處—樣)；(2)下屬最終應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)自我管理。
該書(shū)所講述的內(nèi)容為人們學(xué)習(xí)如何進(jìn)行有效管理提供了參考，它主要講述的是一位年輕人尋找高效經(jīng)理的故事。在尋訪過(guò)程中，年輕人遇到過(guò)形形色色的經(jīng)理，但高效經(jīng)理屈指可數(shù)。在這個(gè)故事中，年輕人發(fā)現(xiàn)經(jīng)理們主要分為兩類：一類是非常嚴(yán)厲的經(jīng)理，他們關(guān)心的是所謂的“利潤(rùn)底線”，其管理風(fēng)格往往是命令式的。年輕人認(rèn)為，在這種經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，組織以犧牲員工利益為代價(jià)來(lái)獲取績(jī)效。而另一類經(jīng)理關(guān)心員工甚于關(guān)心績(jī)效，在這種“仁慈型”經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，這種組織可能會(huì)以犧牲組織利益來(lái)獲取績(jī)效。相比這兩類經(jīng)理，該書(shū)認(rèn)為(從年輕人的角度來(lái)看)，一位高效的經(jīng)理應(yīng)該能夠使組織與員工相得益彰，實(shí)現(xiàn)雙贏。
書(shū)中的年輕人所面對(duì)的困惑是，沒(méi)有幾個(gè)效率較高的經(jīng)理愿意與大家分享經(jīng)驗(yàn)。但幸運(yùn)的是，現(xiàn)在他遇到了“一分鐘經(jīng)理人”，這個(gè)經(jīng)理不僅愿意和年輕人分享其高效的“秘密”，而且對(duì)年輕人許諾說(shuō)，除了每周兩小時(shí)與下屬見(jiàn)面的時(shí)間外，他可以在任何時(shí)候與其會(huì)面。與“一分鐘經(jīng)理人”初次見(jiàn)面后，年輕人被派去向該經(jīng)理的下屬討教這種一分鐘管理方法成功的“秘密”，這些下屬看來(lái)都深受“一分鐘經(jīng)理人”的影響。這樣，故事開(kāi)始了，接下來(lái)，通過(guò)年輕人與“一分鐘經(jīng)理人”本人及其下屬的接觸、對(duì)話，該經(jīng)理的智慧、經(jīng)驗(yàn)以及他有效的管理之道躍然紙上。
除了一般性的管理理念之外(例如，經(jīng)理無(wú)須花費(fèi)太多時(shí)間即可與下屬相處融洽)，該書(shū)認(rèn)為高效管理意味著組織及其員工能夠?qū)崿F(xiàn)雙贏，因?yàn)楫?dāng)員工自我感覺(jué)良好的時(shí)候，他們就會(huì)把工作做好。書(shū)中重提了管理學(xué)暢銷書(shū)籍中多年來(lái)經(jīng)常提到的三種管理技能：目標(biāo)設(shè)定、通過(guò)表?yè)P(yáng)的方式進(jìn)行正面強(qiáng)化和口頭懲戒。作者認(rèn)為運(yùn)用這些技能無(wú)須花費(fèi)太多時(shí)間，每一種技能甚至都可以在一分鐘內(nèi)完成(因此，這些策略被稱為“一分鐘目標(biāo)”、“一分鐘表?yè)P(yáng)”和“一分鐘懲戒”)。下文是關(guān)于如何有效運(yùn)用這三種策略的簡(jiǎn)介。
一分鐘目標(biāo)
“一分鐘目標(biāo)”要求明確責(zé)任及績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的性質(zhì)，否則，員工將不知道組織期望他們做什么，他們只能在黑夜中胡亂摸索。大量研究成果都說(shuō)明了目標(biāo)對(duì)達(dá)到績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的重要性，而《一分鐘經(jīng)理人》中所提供的有效利用績(jī)效目標(biāo)的方法與以往的這些研究具有連貫性。作者通過(guò)對(duì)“一分鐘經(jīng)理人”的一位下屬進(jìn)行訪談，特別強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)：
- 經(jīng)理要與下屬就需要完成的工作任務(wù)達(dá)成共識(shí)；
- 要把每一個(gè)目標(biāo)以簡(jiǎn)短的語(yǔ)言寫(xiě)在一頁(yè)紙上，并且讓每個(gè)人都能在一分鐘之內(nèi)讀完；
- 就下屬所期望達(dá)到的每個(gè)目標(biāo)進(jìn)行溝通，以期有一個(gè)清晰的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)；
- 不斷檢測(cè)每個(gè)目標(biāo)、績(jī)效表現(xiàn)以及兩者之間的差距。
上述四個(gè)方面都著重強(qiáng)調(diào)員工應(yīng)該能夠進(jìn)行自我管理。要讓員工知道，一分鐘管理中的重要內(nèi)容在于回憶“一分鐘經(jīng)理人”是如何教會(huì)他如何設(shè)立一分鐘目標(biāo)的。在故事情節(jié)中，“一分鐘經(jīng)理人”拒絕為下屬解決問(wèn)題，事實(shí)上“一分鐘經(jīng)理人”會(huì)因?yàn)橄聦儆羞@一想法而感到憤怒。他堅(jiān)持讓下屬自己去解決問(wèn)題，并且會(huì)命令下屬趕快著手去解決將來(lái)的實(shí)際問(wèn)題，而不再占用一分鐘經(jīng)理人的寶貴時(shí)間。
一分鐘表?yè)P(yáng)
書(shū)中的年輕人與其拜訪的第二位員工一起分享了“一分鐘表?yè)P(yáng)”的奧秘。這一觀點(diǎn)與有關(guān)管理學(xué)著作中正強(qiáng)化的論斷有某種相似。具體來(lái)說(shuō)，即經(jīng)理應(yīng)該花時(shí)間發(fā)掘員工的長(zhǎng)處而不是批評(píng)其短處。為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，“一分鐘經(jīng)理人”首先密切關(guān)注新來(lái)的員工，并對(duì)他們的進(jìn)步進(jìn)行詳細(xì)的記錄。當(dāng)“一分鐘經(jīng)理人”發(fā)現(xiàn)員工做對(duì)了某件事情時(shí)，一分鐘表?yè)P(yáng)的機(jī)會(huì)就來(lái)了(正面強(qiáng)化)。如何進(jìn)行一分鐘表?yè)P(yáng)呢？
讓員工知道你會(huì)對(duì)他們的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)；
- 當(dāng)你發(fā)現(xiàn)員工長(zhǎng)處時(shí)一定要及時(shí)進(jìn)行表?yè)P(yáng)，要告訴他們好在哪里，并且要讓他們知道你心中的感受；
- 當(dāng)對(duì)員工的績(jī)效感到滿意時(shí)，留出足夠時(shí)間讓你的這種意見(jiàn)被員工充分了解，鼓勵(lì)他們繼續(xù)保持這種業(yè)績(jī)；
- 合適時(shí)與他們握握手或以其他方式進(jìn)行身體接觸。
需要再次說(shuō)明的是這些步驟都與自我管理密切相關(guān)。在這種經(jīng)理手下工作的員工很快就會(huì)懂得如何開(kāi)展工作，懂得如何自我表?yè)P(yáng)。
一分鐘懲戒
書(shū)中的年輕人最后拜訪的下屬向他介紹了什么是“一分鐘懲戒”。這雖然是一個(gè)令人有些郁悶的話題，但他們的討論語(yǔ)氣卻是相當(dāng)積極的。事實(shí)上，話題是從該下屬經(jīng)常會(huì)自我表?yè)P(yáng)并在做對(duì)事情后要求“一分鐘經(jīng)理人”給予表?yè)P(yáng)開(kāi)始的。但是緊接著，她解釋如果她做錯(cuò)事，“一分鐘經(jīng)理人”馬上會(huì)指出來(lái)，讓她知道錯(cuò)在哪里以及“一分鐘經(jīng)理人”的真實(shí)感受。懲戒過(guò)后，“一分鐘經(jīng)理人”又會(huì)馬上對(duì)她的能力表示肯定，重要的是會(huì)表?yè)P(yáng)她是那種不會(huì)拒絕改正不恰當(dāng)行為的人。該書(shū)指出，一分鐘懲戒應(yīng)包括以下幾點(diǎn)：
- 讓員工知道你會(huì)用一種坦率的方式評(píng)價(jià)他們的工作；
- 懲戒錯(cuò)誤的行為要及時(shí)，要告訴員工他們錯(cuò)在哪里，留出時(shí)間以使他們能夠充分理解你的意思；
- 再一次強(qiáng)調(diào)你仍然很器重他們，必要時(shí)可以有一些身體接觸，如拍拍肩、握握手等，要讓他們知道再這樣下去可不行；
- 明確懲戒過(guò)后不再追究。
其他相關(guān)的管理技能
以上這三種管理技能構(gòu)成了該書(shū)的基本架構(gòu)。高效管理并不需要很多時(shí)間，只是要善于運(yùn)用一些管理策略，即一分鐘目標(biāo)、一分鐘表?yè)P(yáng)和一分鐘懲戒。除此之外，該書(shū)也介紹了其他一些相關(guān)的管理策略，如“什么時(shí)候適于采取握手等肢體接觸方法”。該書(shū)提議，當(dāng)你與對(duì)方比較熟悉并希望能協(xié)助他獲取成功時(shí)，適當(dāng)?shù)纳眢w接觸是一個(gè)很好的方式，這代表了一種鼓勵(lì)與支持，而不是推諉。
作者也強(qiáng)調(diào)了執(zhí)行問(wèn)題，認(rèn)為應(yīng)該把經(jīng)理實(shí)施一分鐘管理的情況及時(shí)通知員工，并獲得他們的支持。這也表明，有效使用該方法的關(guān)鍵在于持有一種誠(chéng)實(shí)、開(kāi)放的態(tài)度。此外，該書(shū)也簡(jiǎn)要地討論了其他幾個(gè)問(wèn)題，例如，該書(shū)認(rèn)為應(yīng)該鼓勵(lì)員工循序漸進(jìn)地從事組織所要求的新任務(wù)，逐步強(qiáng)化直至達(dá)到成功，用術(shù)語(yǔ)來(lái)說(shuō)就是“塑型(shaping)”。一個(gè)人的行為是在不斷表?yè)P(yáng)和改進(jìn)中形成的，而不是一次性正確地形成的。作者認(rèn)為，如果經(jīng)理只是等待員工一次性正確地完成某項(xiàng)工作，那么員工可能因?yàn)橐恢比狈Ρ匾膹?qiáng)化而早在成功之前就放棄了。
作者也認(rèn)為必要時(shí)應(yīng)該有一些備選策略，例如，對(duì)于新員工，不宜將標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定過(guò)高，應(yīng)把重點(diǎn)放在其目標(biāo)設(shè)定上，引導(dǎo)他們正確地做事而不宜使用懲戒方式。由于新員工往往因缺乏經(jīng)驗(yàn)而信心不足，因此目標(biāo)設(shè)定和表?yè)P(yáng)鼓勵(lì)比懲戒更有效。如果經(jīng)理要與某個(gè)員工進(jìn)行身體接觸，最好先給予他更多的肯定和支持而不是其他方式。類似的示例和觀點(diǎn)在書(shū)中并不少見(jiàn)，這里所概括的作為管理哲學(xué)和特殊管理技巧補(bǔ)充材料的由書(shū)中主要人物所描述的例子也揭示了同樣的觀點(diǎn)。
最終，在本書(shū)的結(jié)尾，那個(gè)年輕人為“一分鐘經(jīng)理人”所聘用，并成為第二個(gè)“一分鐘經(jīng)理人”。在回顧年輕人的成長(zhǎng)過(guò)程時(shí)，作者總結(jié)了其中最重要的幾點(diǎn)：提高效率、注重思考和計(jì)劃、減少壓力、保持身體健康、與下屬同舟共濟(jì)，以及減少曠工和跳槽。
總結(jié)
做為近幾年來(lái)管理學(xué)暢銷書(shū)籍的代表作之一，《一分鐘經(jīng)理人》一書(shū)的主要觀點(diǎn)是：高效管理需要真正地關(guān)心他人，同時(shí)應(yīng)該使員工明確了解組織對(duì)其行為的要求。而且，它認(rèn)為比學(xué)習(xí)成為“一分鐘經(jīng)理人”更有價(jià)值的是，將自己培養(yǎng)成為老板，這樣最終就能為自己工作。此外，正如成為第二個(gè)“一分鐘經(jīng)理人”的那個(gè)年輕人所總結(jié)的那樣，這些管理技能不應(yīng)該是那種為獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)而藏起來(lái)的“不傳之秘”，它應(yīng)該為人們所共享。這是非常正確的，因?yàn)?，只有懂得給予的人最終才能從他人那里得到回報(bào)。