工作分析是人力資源管理中最基本的內(nèi)容，指系統(tǒng)地收集和分析工作內(nèi)容、工作環(huán)境和工作要求等相關(guān)信息的過程。
聯(lián)邦法院和州立法院的一系列重要活動引起了人們對工作分析的關(guān)注。雇主招募和甄選員工的程序、業(yè)績評估系統(tǒng)、員工的守紀(jì)行為和薪酬實(shí)務(wù)等問題的可辯解點(diǎn)，在一定程度上都是以工作分析為基礎(chǔ)的。許多法律案件的裁決都對雇主不利。因?yàn)榉ü僬J(rèn)為這些雇主的人力資源管理程序和實(shí)務(wù)與案件中的工作職位脫節(jié)。因此，必須強(qiáng)調(diào)采用工作分析，把人力資源活動記錄在案的重要性。
明確區(qū)分工作設(shè)計(jì)與工作分析是很有益的。工作設(shè)計(jì)的目的是設(shè)計(jì)能有效滿足企業(yè)生產(chǎn)流程需要的工作。工作分析所涉及的范疇較窄，主要是以正式、系統(tǒng)的方式收集信息，了解人們在工作中所做的事情。
工作分析需要收集工作特征方面的信息，以便區(qū)別一項(xiàng)工作與其他工作。有助于識別一項(xiàng)工作的信息如下：
- 工作活動和行為
- 與他人的人際交往
- 衡量績效的標(biāo)準(zhǔn)
- 財(cái)務(wù)和預(yù)算的影響
- 所采用的器械和設(shè)備
- 上級主管和下屬
- 所需的知識、技能和能力
來自工作分析的信息對重新設(shè)計(jì)工作很有用，但它的主要目的是使人清晰地理解一項(xiàng)工作究竟是做什么的，承擔(dān)這項(xiàng)工作的人必須具備哪些能力。工作描述和工作說明書簡明扼要地記錄工作分析過程中找出的關(guān)鍵的識別信息。
基于任務(wù)的工作分析
基于任務(wù)的工作分析是最常用的工作分析方法。它主要圍繞一項(xiàng)工作的任務(wù)、職責(zé)和責(zé)任。任務(wù)指清楚、可確認(rèn)的一系列勞動行為。職責(zé)指由個人履行的幾項(xiàng)任務(wù)構(gòu)成的內(nèi)容較多的勞動。由于任務(wù)和職責(zé)描述的都是工作行為，因此，不容易也沒必要區(qū)分兩者。例如，一位招聘主管的職責(zé)是面試應(yīng)聘者，與這一職責(zé)相關(guān)的一項(xiàng)任務(wù)是提問。工作責(zé)任指履行特定任務(wù)和職責(zé)的義務(wù)。
企業(yè)在工作分析過程中需要做好幾方面的計(jì)劃。要考慮用何種方法進(jìn)行工作分析，由誰提供資料，誰處理和使用這些資料，編寫和審核工作描述和工作說明書。最基本的形式是由工作分析提供編寫工作描述和工作說明書的必要信息。一旦做好以上準(zhǔn)備后，就可開展一系列人力資源活動了。
工作分析的責(zé)任分工
大多數(shù)工作分析方法都要求一個具有相關(guān)知識的人描述工作的主要內(nèi)容。這些信息由從事該工作的員工、主管或受過訓(xùn)練的工作分析師提供。每種信息渠道都是有用的，但也都有缺陷。主管似乎最了解在工作中應(yīng)做什么，但員工更了解實(shí)際上做了什么。然而，這兩者都缺乏完成工作分析的必要知識，無法得出準(zhǔn)確的結(jié)論。因此，在工作分析工作中，人力資源部門和經(jīng)營部門經(jīng)理必須形成高度和諧與緊密合作的關(guān)系。
工作分析的責(zé)任分配取決于誰能圓滿地履行工作分析過程中的各方面工作。在大企業(yè)里，人力資源部門負(fù)責(zé)履行整個工作分析過程的工作，并編寫統(tǒng)一規(guī)格的工作描述和工作說明書。管理人員負(fù)責(zé)審核人力資源部門的工作，以確保工作描述和工作說明書的準(zhǔn)確性和完整性。在工作發(fā)生重大變化時，管理人員可以要求人力資源部門重新進(jìn)行分析。在小企業(yè)里，通常由管理人員完成全部工作活動。