任何一個(gè)組織都會(huì)遇到這樣的情況：臨時(shí)接到一項(xiàng)重要的任務(wù)。這項(xiàng)任務(wù)又不是長(zhǎng)期的，雇傭新的員工成本又太高，如果這項(xiàng)任務(wù)一結(jié)束，那些員工就不再發(fā)揮作用。從各部門挑選出專家成立一個(gè)專案小組似乎是再合適不過(guò)的了。
專案小組的產(chǎn)生最初是因?yàn)楣芾淼男枰?，即從固定的組織體系中調(diào)出部分人員，進(jìn)行重新編排，賦予特殊任務(wù)。這些人通常來(lái)自于不同的部門的不同管理層。
由于專案小組的成員間存在著縱向或橫向的關(guān)系，一些權(quán)威人士就把這種管理模式稱作矩陣管理。專案小組中的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)與原來(lái)組織體系中監(jiān)管權(quán)是可以并存的，因此身兼二職是專案小組的一個(gè)典型特征，有時(shí)會(huì)妨礙小組的運(yùn)作，一位行政人員說(shuō)：“在專案小組，我可以做任何我想做的事。”
設(shè)置專案小組是應(yīng)對(duì)臨時(shí)性復(fù)雜業(yè)務(wù)的最佳管理模式。專案小組的成立可以匯集各方面的頂尖級(jí)力量，高效地完成既定目標(biāo)。這些目標(biāo)或問(wèn)題涉及生產(chǎn)、研究開發(fā)、市場(chǎng)銷售、購(gòu)買等各方面。比如下面的這個(gè)例子：
一家商業(yè)出版公司準(zhǔn)備為廣大的銷售人員開辟一個(gè)時(shí)事通訊欄。市場(chǎng)部的調(diào)查表明，目前許多公司大力培訓(xùn)他們的銷售人員，有關(guān)這方面的時(shí)事通訊肯定會(huì)取得很好的銷售業(yè)績(jī)。但新辟一欄并不容易，從分析現(xiàn)存競(jìng)爭(zhēng)者到設(shè)計(jì)樣本、格式、內(nèi)容，再到成本、銷售利潤(rùn)的估算，都須耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力。
于是行政主管決定成立一個(gè)合適的專案小組。他與各部門經(jīng)理共同磋商，任命了六名成員：包括三位編輯，一位藝術(shù)總監(jiān)助理，一位銷售部副主任助理和一位財(cái)務(wù)人員。后兩位只在需要時(shí)加入，其中年齡最大的編輯，一位有效而富有創(chuàng)造力的主管，擔(dān)任該小組的領(lǐng)導(dǎo)。
該小組以兼職的形式工作，一周會(huì)集兩個(gè)早上，偶爾還加班開會(huì)。三位編輯承擔(dān)了大部分的搜集、策劃工作，藝術(shù)總監(jiān)負(fù)責(zé)版式，另兩位在需要時(shí)才參與會(huì)議。
六個(gè)月后，一份詳細(xì)的報(bào)告書擺在了行政主管的面前。主管對(duì)此非常滿意，隨后解散了該專案小組。
要盡可能揚(yáng)長(zhǎng)避短。我們成立專案小組時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1.有一些公司過(guò)分地注重專案小組，反而使日常工作復(fù)雜化。而另一些公司在必要時(shí)卻往往忽視了專案組的作用。以下三個(gè)測(cè)試對(duì)你決定是否成立專案小組起到指導(dǎo)作用：
- 該目標(biāo)是否重要到要以雙重人事任命而造成的混亂為代價(jià)？
- 相關(guān)部門是否會(huì)因中堅(jiān)力量的缺乏而不能正常運(yùn)行？
- 能否聘請(qǐng)專業(yè)人才到公司兼職，而后試圖長(zhǎng)期留用他們？
2.支持和控制。行政主管應(yīng)當(dāng)時(shí)常與專案組保持聯(lián)系，并在必要時(shí)提供幫助和指導(dǎo)。行政主管要做到既尊重小組的自治權(quán)，又干預(yù)其中，這樣可以避免決策方面的錯(cuò)誤。
3.加強(qiáng)合作。合作是預(yù)防矛盾的有效方法。
4.構(gòu)建可行性組織。專案小組的構(gòu)成主要取決于任務(wù)的性質(zhì)，無(wú)論是小組規(guī)模還是人員挑選都應(yīng)根據(jù)具體工作需要而定。
5.角色。專案小組的成功離不開以下八種角色的扮演者。
- 領(lǐng)導(dǎo)者。他應(yīng)承擔(dān)起指揮全局，領(lǐng)導(dǎo)小組討論，制定基本目標(biāo)，分配職務(wù)的責(zé)任。他是小組與行政主管間的溝通者。
- 推動(dòng)者。他對(duì)工作進(jìn)程和期限了如指掌，“可以完成”是他的口號(hào)。這種人可能就是領(lǐng)導(dǎo)者，但也不一定。
- 踏實(shí)者。這類人注重事實(shí)而不假設(shè)，力求完美而不勉強(qiáng)。
- 分析者。他深入表象，探尋原因，獲取信息，偵察“敵情”。
- 夢(mèng)想者。他是專案小組的靈感源泉。
- 計(jì)算者。他極具數(shù)字天賦，對(duì)計(jì)算頗有耐心。
- 具有團(tuán)隊(duì)精神者。他總會(huì)去做別人不愿意做的事。
- 資源提供者。一個(gè)擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的人，他不一定是小組成員，但卻不能缺少。
各角色的重要性隨角色的不同而不同。
6.進(jìn)行監(jiān)控。行政主管與小組領(lǐng)導(dǎo)要密切關(guān)注小組表現(xiàn)，及時(shí)解決出現(xiàn)的困難。
7.準(zhǔn)備結(jié)束。終止專案小組要干凈利落。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的專案小組，認(rèn)可和獎(jiǎng)賞是必不可少的。不被認(rèn)可的成功等于失敗，適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)將有利專案小組的未來(lái)。