任何事情都不是一成不變的，對(duì)于規(guī)劃管理來(lái)說(shuō)更是如此，因?yàn)楣芾碇写嬖谥S多不確定因素，對(duì)不確定性因素只能分清主次，靈活規(guī)劃，別無(wú)他法。
“先做首要的事情”顯然是有必要的，因而在商務(wù)實(shí)踐中優(yōu)先思想也就自然形成，專家們?cè)谡劶肮芾碚叩氖聞?wù)安排時(shí)也總是強(qiáng)調(diào)“區(qū)分優(yōu)先次序”，德魯克指出把一件根本無(wú)需做的事完成得非常出色簡(jiǎn)直就是浪費(fèi)時(shí)間。
靈活規(guī)劃，分清主次是一切管理原則的根本。
然而除了“區(qū)分優(yōu)先次序”的好建議外，很少有建議者能解釋怎樣區(qū)分優(yōu)先次序，“先做首要的事”是種既簡(jiǎn)單又模糊的表達(dá)。你又怎樣決定什么是首要之事呢？許多管理者懂得這個(gè)原則并本能地安排好工作的優(yōu)先次序，而一些人卻忽視這一原則無(wú)法實(shí)現(xiàn)效用最大化。
你工作范圍內(nèi)的任何一件事都可通過(guò)設(shè)定優(yōu)先次序而完成得更好，既決定工作的先后順序并能在情況改變后做出及時(shí)調(diào)整。
管理實(shí)例：
行政主管哈羅德依次列出了他的主要任務(wù)：
- 給公司總裁寫一封信，申請(qǐng)調(diào)節(jié)部門改革而帶來(lái)的預(yù)算需求。
- 召開下層管理者會(huì)議，討論公司士氣不振的狀況。
- 與研發(fā)部門主管簡(jiǎn)森會(huì)面，就將他的想法轉(zhuǎn)化為新產(chǎn)品的事宜進(jìn)行商量。
正當(dāng)哈羅德要開始一天的工作時(shí)，簡(jiǎn)森來(lái)電話說(shuō)：“我的一位瑞士朋友出國(guó)訪問(wèn)剛好經(jīng)過(guò)此，他是與你的想法相關(guān)領(lǐng)域的頂尖人物，他愿意過(guò)來(lái)和我們討論一下有關(guān)這個(gè)項(xiàng)目的問(wèn)題，但他只能逗留兩個(gè)小時(shí)，要我安排一下嗎？”
現(xiàn)在，原本處于最末次序的任務(wù)地位，需要排列到最首位，因?yàn)槭軐＜抑笇?dǎo)的機(jī)會(huì)是無(wú)論如何不能錯(cuò)過(guò)的。
對(duì)優(yōu)先次序的安排需考慮到各種決定性因素，主要因素有：
- 收益。通過(guò)順序安排而產(chǎn)生的收益大小的不同通常是主導(dǎo)因素，如果延誤了客戶A的送貨期限要支付罰金，那客戶A的訂單則安排在首要地位，除非有其他更重要的原因。
- 時(shí)間。任何企業(yè)管理者都知道，停產(chǎn)后再生產(chǎn)是非常浪費(fèi)時(shí)間的，基于該事實(shí)有兩種考慮：
(1)從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)講，與其停產(chǎn)次要產(chǎn)品，全心投入重要任務(wù)中去，然后再回到次要任務(wù)上來(lái)，倒不如先把次要任務(wù)完成后停產(chǎn)，去實(shí)施更大的項(xiàng)目，因?yàn)榍罢咴谥亟M生產(chǎn)線的過(guò)程中會(huì)消耗大量不必要的成本。
(2)人力要素。如果次要任務(wù)存在，你可以不考慮那些因受到打擾的人們的憤怒情緒，但如果像成本、時(shí)間等其他因素并不起決定作用時(shí)，先給次要任務(wù)畫上一個(gè)完美的句號(hào)是值得的。 - 設(shè)施、儀器、空間、材料的實(shí)用性也會(huì)決定優(yōu)先次序，如果某重要會(huì)議因會(huì)議室被占用無(wú)法召開，你就不得不將它推遲，先轉(zhuǎn)向其他的工作。
- 好意。個(gè)人考慮有時(shí)會(huì)讓你難以決定優(yōu)先次序，在上司的命令和朋友同事的請(qǐng)求中，你會(huì)選擇誰(shuí)呢？這時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)權(quán)衡短期和長(zhǎng)期結(jié)果的重要性，如果你滿足了一個(gè)人卻惹惱了另一個(gè)，甚至導(dǎo)致關(guān)系破裂，則你的行為是得不償失的，你的主觀判斷通常是你的最終資源。