在組織利人事領域中，我們常會遇到許多問題。例如，組織的目標是什么？如何構造組織才能使它實現自己的目標？由于組織的總體任務過于龐大，任何個人都無法完成(如生產噴氣式飛機)，那么如何把總體任務分解成個人力所能及的微小部分(并有一定的挑戰(zhàn)性)？我們必須設立多少配備各類人員的職位？這些職位有什么性質？需要工作人員有什么樣的能力、技能和個人特性？需要招聘多少人？在挑選人員時，需要注意什么因素(個人、技術還是社會方面的因素)？如何訓練工作人員？用什么標準測量工作人員的績效？我們在作出任何決策之前，必須先對有關的工作作出明確規(guī)定，然后進一步確定完成這一工作需要有什么樣的行為。這個過程就是工作分析。
工作分析對于人事研究和人事管理的重要性怎么估計也不會過高。全面地和深入地進行工作分析，可以使組織充分了解由具體人從事的工作及對工作人員的行為需求，為作出人事決策奠定堅實的基礎。美國心理學會標準指出：“工作分析為確定(工作)內容提供了主要根據。”美國最高法院在對阿爾比馬爾紙公司與穆迪一案的裁決中表明，工作分析是任何為了證明人員選擇方法和工作績效關系的效度研究的必不可少的部分。聯邦雇員選擇程序統一準則同樣也有這種要求，它規(guī)定任何效度研究都要對所有工作進行工作分析。而在工作分析中獲得的信息有多種多樣的用處。
組織由各種各樣的角色構成，我們通過工作分析從整體上協調這些角色的關系。我們可以通過工作分析詳細說明各種角色(職位特點與預期的角色行為)，從而奠定組織結構和組織設計的基礎。通過工作分析，我們也可以詳細說明從清潔工到董事長等各級人員的職責，從而避免工作重疊、勞動重復，提高個人和部門的工作效率及和諧性。在人事研究和人事管理的各個階段，工作勢析也是一種有用的手段，實際上，工作分析是人事工作者的必備工具。
組織是由各類工作崗位組成，而這些崗位都需要進行人員的配置。工作分析是指確定某一項工作的崗位職責，描述崗位需要員工具有哪些特質的特殊管理過程。然后，管理者利用這些信息制作出用來說明工作中包含哪些內容的工作描述(job descriptions)，以及說明應該為該職位招聘什么樣人員的工作規(guī)范(job specifications)。
通常來說，工作分析由主管或人力資源專員通過調查問卷來執(zhí)行。這些調查問卷一般包括關于工作活動的信息(例如，清潔、銷售、教育、繪畫等)，以及工作環(huán)境和工作時間安排等內容。
工作分析所提供的信息是很多人力資源管理決策的基礎。例如，組織在決定要進行招聘時，需要用到某個工作崗位所需的員工特征信息來決定招聘什么樣的員工；組織在制訂培訓計劃和計算薪資水平的時候，則需要關于工作職責的信息。由于工作分析在人力資源管理中扮演了如此重要的角色，《美國聯邦機構雇員選拔程序統一指南》(U．S．Federal Agencies’ Uniform Guidelines on Employee Selection)指出，工作分析能夠讓所有主要的人事管理活動有效運作，在管理過程中起到決定性的作用。
工作分析還在遵守公平就業(yè)相關法規(guī)方面扮演了重要的角色。雇主必須證明他們的甄選工具和員工評估工作與工作崗位績效密切相關，沒有違反公平就業(yè)機會的規(guī)定。當然如果要做到這一點，經理必須詳細地了解工作的職責和崗位所需的員工技能。這就要求他們有能力進行相應的工作分析管理。