在每一天做完“所有的事”是很重要的。如果對于什么是“所有的事”沒有明確的定義，我們就不可能做完它。倘若不能確保每天的工作都能夠完成，我們也不可能做完“所有的事”。
我們已經(jīng)知道，按照傳統(tǒng)的時間管理方式，我們無法根據(jù)一天的工作情況判斷出什么是“所有的事”。 既然無法確定，我們就不可能完成全部工作。
這樣導致的結果是當我們感覺工作進度開始落后時，很難弄清楚問題出在哪里。 因為傳統(tǒng)的時間管理方法沒有給予我們客觀的衡量標準，我們只能從日漸強烈的忙碌感、緊張感以及越來越大的壓力當中去感覺和判斷。
不過，如果使用“明天做”的方法，那我們每天的目標就只是完成一天的工作量。 每天匯總當天接手的任務，并在第二天采取行動。有時候，你需要在當天處理一些緊急事務，所以，你每天的工作內(nèi)容都是由當天的緊急事務和前一天接手的任務組成的。這樣，對于“所有的事”我們就有了一個客觀的衡量標準：只要完成了當天的工作而且沒有任何拖延的任務，就意味著我們跟上了工作進度。在某些情況下，我們可能會落后一兩天，但還是能夠很快趕上進度。 即便趕不上，也會知道是哪個環(huán)節(jié)出了問題，甚至還可以準確計算出究竟落下了多少工作。
我自己的原則是：如果連續(xù)三天依然沒有趕上工作進度，我就會啟動“診斷程序”。 啟動它很簡單，但采取行動卻未必容易。倘若你跟不上工作進度，可能是出現(xiàn)了以下3個方面的問題：
- 工作效率低
- 工作量大
- 工作時間少
現(xiàn)在，我們需要進一步明確出現(xiàn)上述情形時該怎么辦。
工作效率低
這里說的效率，是指你處理工作的平均速度。 想想看，在大多數(shù)情況下，當你開始接手某個項目時，能否在第一時間就展開工作并快速完成呢？恐怕很難。原因很簡單：如果你缺少規(guī)劃和目的性，缺乏方向感，總是被一大堆拖延的工作絆住手腳，那你就不可能實現(xiàn)高效率。 很可能是當項目的截止日期即將到來，或者是在客戶因為惱火而不斷催促的前提下，你才飽受壓力而不得不加速工作。倘若只有在壓力下才能做好工作，你就很可能屬于效率很低的人。 效率低更容易使你的工作進度落后。
解決方案
利用封閉式清單展開工作，把性質相同的任務集中處理，這會減少外來干擾，使你更加集中注意力。還要盡可能少做或不做那些不在當日清單上的事項，把精力放到最重要的事情上。要不停地問自己： “我今天做了多少沒有記錄在清單上的事項？”記?。哼@是一門有效的工作技巧，要花些時間熟練使用它。
工作量大
效率當然是越高越好，但終歸是有一個上限的。 我相信，本文提供的技巧能夠最大限度地提高你的效率，但如果你已經(jīng)到了效率的上限，那么這些技巧就基本上不會有多大幫助。
倘若任務太多，你很可能會按優(yōu)先次序排列。 但我必須提醒你：不能那樣做！否則，某些任務永遠都不可能完成。 如果你有太多的工作，那不是任務的次序有什么問題——只是因為你有太多的工作！你承擔的工作若與你的能力相匹配，那如何安排工作次序都是無關緊要的，你一定可以從容地完成工作。
解決方案
如果你有太多的工作，那是因為它們來自太多的責任。所以，你需要關注的就是你的責任。 這個過程可能并不容易，需要作出許多艱難的決定和無奈的妥協(xié)——你無法回避這一事實。只要你有太多的工作，就不可能把它們?nèi)孔鐾辍虑榫褪沁@么簡單！
解決問題的關鍵就是把精力集中于真正的工作——那些對推動你事業(yè)、工作有力的任務。 你要致力于那些你有能力做好的工作。你還要經(jīng)常向自己提出一些尖銳的問題，比如： “我真的應該做這件事嗎？”“我的工作到底是什么？”
工作時間少
令人驚奇的是，許多人總是給自己安排太多的工作，到最后才發(fā)現(xiàn)根本做不完。 以開會為例，它占用的時間絕不僅僅是會議本身，還需要為此作準備，甚至還要搭上出差的時間，影響更大的是會議可能帶來更多的任務。有時候這些任務很重要，你必須要完成。不幸的是，隨著會議進入關鍵時刻，你不知不覺地承擔起了更多的責任——你要是有時間仔細考慮一下的話，可能永遠都不會承擔這些責任。
解決方案
人們很容易把近期日程安排得過滿，而未來幾周或幾個月都是干干凈凈的空白頁面，因此他們認為時間充足。事實上，那些頁面并非空空如也，它們“排滿”了所有事先未作安排但必須完成的任務。 當你給自己安排約見、會議等任務時，尤其要記住這一點。每周都要給自己留出一些相對固定，哪怕是少得可憐的機動時間，這對你絕對大有幫助。
我提供的方法將使你清楚地知道，你處理那些每天接手的工作需要花多長時間。在此之前，別忘留出“機動時間”。如果你準備長期外出，就不要給自己安排那種你剛剛回來就需要馬上進行的會見。
不要輕易地把“會議”這一項放到工作日志上，除非你真的認為它值得你去。評價一次會議是否有價值，還要兼顧到時間成本。 當你參加某次會議時，必須考慮到這些因素。
不久前我聽了一門特殊的課程，是專為那些準備在日本創(chuàng)業(yè)的人舉辦的。 有一件事讓我記憶深刻——日本人對我們中國人一個根深蒂固的印象就是我們總有開不完的會議，而這些會議作出的唯一決定就是要舉行下一次會議。 所以說，千萬不要讓自己成為跌入“會議深淵”的人！