管理者經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，因?yàn)閱T工的責(zé)任不清，而無法調(diào)動(dòng)他們的積極性，提高他們的工作效率。如果對(duì)工作進(jìn)行分工，使工作單一化，則有利于與員工進(jìn)行合作，從而有利于組織的更快發(fā)展。
工作的單一化是管理者與員工合作的最佳途徑，是提高工作效率的有效方法。
企業(yè)工程師亞倫比較善于運(yùn)用這種管理方法，他把這種方法發(fā)揚(yáng)光大，最初是在超市里嘗試使用這種方法，后來又發(fā)展到工廠、辦公室和服務(wù)行業(yè)。工作的單一化可以使工作趨于簡(jiǎn)單化，并且可以調(diào)動(dòng)人們的積極性，發(fā)揚(yáng)主管與員工之間的團(tuán)隊(duì)精神。
最早對(duì)單一化工作的部署研究發(fā)現(xiàn)是福德瑞克，他因此被稱為管理科學(xué)之父。他的這項(xiàng)研究后來又由夫蘭克、莉麗安和麥克遜繼續(xù)研究和發(fā)展，他們把它總結(jié)為一系列的便于使用的管理方法。
在一些典型的情況下，企業(yè)工程師會(huì)把這種管理方法詳細(xì)地講解給實(shí)際負(fù)責(zé)管理工作的主管們聽，讓他們真正掌握使用方法，更好的領(lǐng)導(dǎo)好員工，使工作取得好成績(jī)。正確的使用方法包括五個(gè)步驟，這五個(gè)步驟主要基于專業(yè)工作的主要因素，可以使工作定位，避免浪費(fèi)時(shí)間和激情。另一方面的好處就是，增強(qiáng)員工們的合作意識(shí)和對(duì)新的工作任務(wù)的接受程度，從而提高工作效率。
麥克遜曾說：“工作的單一化部署雖然是一種機(jī)械化的工作方式，每天人們都干著同樣的工作，但是，這種方法對(duì)主管和員工的合作十分有利。”
- 做每件事情、每份工作，人的因素都起到很大的作用。最近這些年，數(shù)以千計(jì)的公司、成千上萬的管理者和員工都喜歡使用這種方法。
- 這種方法可以幫助管理者和工人熟練地掌握工作技能，提高他們的工作潛力。
- 幫助管理者尋找一種可以跟員工們討論個(gè)人問題和部門的工作程序的方法。
- 這種方法可以給員工提供鍛煉創(chuàng)造力和熟悉工作程序的機(jī)會(huì)。
- 使用這種方法可以提高生產(chǎn)效率，使工作更方便。
兩個(gè)案例：
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提姆是一個(gè)木器商店的老板。隨著自己經(jīng)營范圍的擴(kuò)大，他越來越覺得自己的管理方法存在問題， 自己總愛感情用事，沒有固定有效的策略。工作中經(jīng)常出現(xiàn)失誤，有時(shí)候是因?yàn)樽约汗芾聿簧疲蛡蛄艘恍]有經(jīng)驗(yàn)的員工。提姆總覺得在工作中，員工們不會(huì)變通，應(yīng)該改變的時(shí)候卻還是按部就班，因此工作沒有什么起色。后來提姆從別的同行那里吸取了經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，學(xué)習(xí)了一些管理方法，他開始對(duì)單一化工作部署的管理政策感興趣。他讀了許多關(guān)于這方面的書，并且向一些有這方面經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)家們學(xué)習(xí)、探討。最后他還雇傭了一個(gè)管理顧問，專門負(fù)責(zé)員工工作的部署和單一化的分工。從此，商店扭虧為盈，工人們的工作都有了起色。
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由于前任主管的突然辭職，馬格瑞特被任命為部門的主管。前任主管辭職的原因都是有目共睹的，馬格瑞特也知道。前任主管絞盡腦汁地改進(jìn)工作方法，提高部門收益，可是最終還是一事無成。他缺乏對(duì)問題的深入分析，沒有從員工的角度考慮問題的根源，總是擔(dān)心工作會(huì)失誤，而不是考慮應(yīng)該采取什么積極的措施。大家都說前任主管的初衷是好的，但是方法不對(duì)。有人建議馬格瑞特不妨試一試單一化分工的管理策略，他們說這種方法可以給人一種新的理念。你可以客觀地分析每個(gè)員工的能力和特長(zhǎng)，然后進(jìn)行細(xì)致的分工，而且固定下來，讓員工對(duì)于這項(xiàng)他們擅長(zhǎng)的工作掌握到熟練程度。只有這樣才能發(fā)揮每個(gè)員工的潛能，才能給公司帶來最大的利益。
在一些需要改變的情況下，主管必須對(duì)改變的原因做出解釋，必須給員工權(quán)利和機(jī)會(huì)提出問題，發(fā)表自己的意見和看法。有目的的計(jì)劃是極其必要的，而且在工作部署的重要時(shí)刻強(qiáng)調(diào)生產(chǎn)效率的重要性，盡量減少浪費(fèi)，排除錯(cuò)誤，注意安全，但也不能一味地要求效益，要想方設(shè)法使自己的公司在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟。下面是單一化工作部署的五個(gè)步驟：
- 為了求發(fā)展而選擇一項(xiàng)固定的工作。給員工定位是一項(xiàng)很重要的工作。主管要對(duì)每個(gè)員工都十分了解，知道他們每個(gè)人真正擅長(zhǎng)什么，每個(gè)人的性格怎樣，適合做哪項(xiàng)工作。只有這樣才能使工作分配的比較合理。如果工作做得不到位，工作分配得不合理，不但不會(huì)提高工作效率，反而會(huì)使員工感到不適應(yīng)，降低了工作效率。
- 對(duì)一些工作上的細(xì)節(jié)要做必要的說明，尤其是在工作交接的過程中。對(duì)已經(jīng)完成的工作要做一定的說明，對(duì)將來的安排要讓后來的人了解，檢察工作器件是否齊全，工作安排是否合理。
- 對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)都要提出質(zhì)疑。比如，工作的目的是什么？為什么這樣做是必要的？哪里需要這樣做？這項(xiàng)工作應(yīng)該由誰做？應(yīng)該怎么做？
- 對(duì)新的方案要進(jìn)行測(cè)試。每一種新的方案都不能隨隨便便地執(zhí)行，必須在克服了不利因素以后，證明有所收效的情況下使用。確保員工對(duì)所安排的工作了解得比較透徹，能夠真正適應(yīng)新的工作安排。
- 有明確的獎(jiǎng)賞制度。對(duì)工作上取得一定成績(jī)，有很好的業(yè)績(jī)的員工要增加他的薪水，只有這樣才能使員工有足夠的工作熱情，才能使員工覺得自己沒有白費(fèi)力氣，在今后的工作中他們會(huì)更加賣力。