很多辦公室工作者在遭受著讓人接受不了的壓力。他們給出的原因都很錯(cuò)綜復(fù)雜，但是最普遍的四個(gè)原因如下：
- 電腦壞了；
- 工作量太大；
- 顧客太難對(duì)付；
- 同事太討厭。
也許你現(xiàn)在正努力對(duì)付上述的某一個(gè)或多個(gè)問(wèn)題。你也許也在全力以赴地(working flat out)解決這些問(wèn)題因?yàn)槟阏谶\(yùn)用新學(xué)到的時(shí)間管理技巧。你很熱衷于給你的上司或同事留下這樣一個(gè)好印象：你很擅長(zhǎng)這項(xiàng)工作。如果你已經(jīng)工作了很長(zhǎng)時(shí)間，你的壓力水平很可能已經(jīng)比開始有所上升。有壓力的結(jié)果之一就是你的工作有效性會(huì)降低。
如果你目前正在為別人工作，有時(shí)候你也許不得不花時(shí)間做一些沒(méi)有意義的事情。如果一件事似乎跟你的工作毫不相關(guān)或者你不知道是出于什么目的做工作，因此不理解你為什么要做這件事，你可能會(huì)因此有壓力的。下面是這種情況所帶來(lái)的兩種壞處——你在花費(fèi)大量的時(shí)間做別人想讓你做的沒(méi)用的事情，因此你的壓力水平會(huì)上升。無(wú)論你怎么努力去做這些事情，它們似乎都沒(méi)什么差別。因?yàn)槟愕墓ぷ鞯貌坏饺魏蔚某晒?，你?huì)感到意志消沉、最終丟開工作，搞得自己疲憊不堪。這是為什么？因?yàn)槟阏於荚跒檫@些事情奔波，而它們卻沒(méi)有任何進(jìn)展。結(jié)果如何呢？結(jié)果就是你很想知道自己為什么會(huì)煩惱。這是惡性循環(huán)的一個(gè)典型例子。
第二天你不情愿地開始上班時(shí)，還是會(huì)感到有壓力。從早上九點(diǎn)到下午五點(diǎn)的這段時(shí)間，在你們規(guī)定的上班時(shí)間，你就被困在辦公室里。在這段時(shí)間里，你和你的同事們胡亂堆放著文件、制造著沒(méi)用的信息、在冗長(zhǎng)乏味的會(huì)議期間或者通過(guò)打長(zhǎng)長(zhǎng)的電話或者發(fā)長(zhǎng)長(zhǎng)的郵件互相交流著不重要的、跟工作無(wú)關(guān)的事情。一些(壞)雇主努力想創(chuàng)造出活動(dòng)，以使他們的雇員們時(shí)間表排滿工作。每個(gè)人都知道人忙的時(shí)候會(huì)感到時(shí)間過(guò)得快。然而，同時(shí)你的血壓會(huì)上升、開始感到身體不適。想要消除壓力，你需要先搞清楚以下這9件事兒。
1.在談到時(shí)間管理時(shí)，或者在這里消除壓力是個(gè)更好的描述，關(guān)鍵是用盡量短的時(shí)間做完一件事情并得到一個(gè)結(jié)果。
2.如果你的一個(gè)工作日有八小時(shí)可以利用，你會(huì)找到事情來(lái)“填滿”這八小時(shí)的。但是如果你有十五小時(shí)可以利用，你同樣會(huì)找到事情來(lái)“填滿”這十五小時(shí)的。相反地，如果發(fā)生了一樁緊急事件，你需在兩個(gè)小時(shí)后離開辦公室，但是手頭還有工作沒(méi)完成，你無(wú)論如何也會(huì)在不多于兩小時(shí)的時(shí)間內(nèi)完成這項(xiàng)工作、或者有效地將其授權(quán)給別人去做的。怎么會(huì)這樣？
3.你還記得帕累托法則嗎？這跟帕累托法則(或者叫二八定律)恰好呈現(xiàn)反相關(guān)關(guān)系。區(qū)別在于帕累托法則是說(shuō)一項(xiàng)任務(wù)的想象中的重要性和復(fù)雜程度是跟完成它所需的時(shí)間成正比的。你從這里面學(xué)到些什么了嗎？
4.因此消除壓力的“魔法配方”就是一設(shè)定一個(gè)逼近的截止日期。這是不是很簡(jiǎn)單？
5.在過(guò)去的一年中，你每天有二十四小時(shí)來(lái)做一份詳細(xì)的報(bào)告或者組織表現(xiàn)的調(diào)查文件。你的老板將要跟股東們開個(gè)會(huì)，你要在明天下午七點(diǎn)之前將這些東西送到他的辦公桌上。你會(huì)怎么做？是的，因?yàn)槟銜?huì)集中精力去完成這件事。
6.設(shè)定一個(gè)逼近的截止日期的好處在于：在這種情況下，你只能揀最重要的事情去做。這樣就不會(huì)在無(wú)足輕重的事情上浪費(fèi)時(shí)間了。如果你有十天的時(shí)間來(lái)完成一項(xiàng)任務(wù)，想想你會(huì)很快地克服這一點(diǎn)小困難的。如果你有兩個(gè)月的時(shí)間去做這件事又會(huì)怎樣？恐怕你都不會(huì)去碰它吧。
7.這里的好處是，設(shè)定一個(gè)逼近的截止日期的話。你會(huì)更加注重這件事的結(jié)果，這樣你就可以在較短的時(shí)間內(nèi)做出同樣好或者更好的結(jié)果。
8.你要在一段較短的時(shí)間內(nèi)取得切實(shí)可見的效益。這就決定你要想辦法將壓力最小化。因?yàn)闀r(shí)間相對(duì)較短。有可能你會(huì)對(duì)時(shí)間太短感到不舒服因?yàn)槟阒肋@件事很快就結(jié)束了。如果你不知道一個(gè)令人不愉快的情形將要持續(xù)多久，你很快就會(huì)覺(jué)得受不了的重重壓力。
9.在你完成一項(xiàng)工作的時(shí)候，也許你已經(jīng)累得筋疲力盡了。在做這項(xiàng)工作期間，南于時(shí)間緊迫，體內(nèi)腎上腺素的分泌會(huì)迅速增加(對(duì)身體有好處的反應(yīng))，但這時(shí)或許已經(jīng)分泌不出來(lái)了。這時(shí)你會(huì)感到筋疲力盡，但是，請(qǐng)注意看看這是什么？你體內(nèi)的內(nèi)啡肽(就是在你努力完成一項(xiàng)任務(wù)之后，使你感到愉悅的一種激素)會(huì)大量分泌，因?yàn)槟阍谝?guī)定的時(shí)間內(nèi)出色地完成了組織要求的任務(wù)，并且結(jié)果讓人十分滿意。