在管理和領(lǐng)導(dǎo)的過程中，一旦你找出了可以將某項(xiàng)任務(wù)授權(quán)給其去做的人，要先弄清楚他們現(xiàn)在的工作量的大小，看看是否可以兼顧這項(xiàng)任務(wù)。目標(biāo)清晰、毫不含糊是有必要的。任何一個(gè)員工都應(yīng)該很清楚公司對自己有怎樣的要求“也許從現(xiàn)在起你可以接手這項(xiàng)工作了？”是一種模棱兩可的說法，很容易引起人們誤解。結(jié)果應(yīng)該是可以測量的，要記住SMART法則。
每一項(xiàng)被選出來作為授權(quán)給別人去做的任務(wù)都應(yīng)該有一個(gè)詳細(xì)的計(jì)劃。下面幾點(diǎn)應(yīng)該敘述清楚。
- 這項(xiàng)工作的目標(biāo)或者預(yù)期目標(biāo)。
- 你所想出的做這項(xiàng)工作的辦法。
- 數(shù)據(jù)要求以及數(shù)據(jù)來自哪里或來自誰。
- 完成這項(xiàng)工作所需要的設(shè)備或者幫助。
- 界定責(zé)任范圍。
- 需要作出的決定的主要類別。
做這些決定時(shí)可以使用的權(quán)利的限度。如果你是一個(gè)授權(quán)者，做好準(zhǔn)備時(shí)你就可以開始對被授權(quán)者進(jìn)行指導(dǎo)或訓(xùn)練了。如果你是一個(gè)被授權(quán)者，在一開始，你的授權(quán)者在將一項(xiàng)任務(wù)授權(quán)給你去做的過程中應(yīng)該時(shí)刻留心并密切監(jiān)督工作在開頭階段的進(jìn)展。隨著工作的進(jìn)展，你對這項(xiàng)指派給你的任務(wù)會(huì)越來越有信心，這時(shí)候授權(quán)者就可以松松手、只需要確保工作正常進(jìn)行就可以了。工作是要做的，但是用另一種方法也許會(huì)把它做得更好。用不同的方法去做沒什么不對，只要達(dá)到了要求的特定的結(jié)果以及它是按照一個(gè)可以接受的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的就可以了。要允許下屬員工按照一個(gè)適合他們的個(gè)性的方式去執(zhí)行一項(xiàng)任務(wù)或做他們自己的工作。如果你已經(jīng)授權(quán)了一項(xiàng)任務(wù)，務(wù)必給他們解釋自己做法的自由。
授權(quán)是一件很復(fù)雜的事情，但是你必須努力找出時(shí)間來學(xué)習(xí)一下有效授權(quán)的技能。一旦你學(xué)會(huì)了這項(xiàng)技能，你將會(huì)為自己節(jié)省下大量的時(shí)間。要記住的一件重要事情是：應(yīng)該鼓勵(lì)被授權(quán)者以主人的身份來接受這項(xiàng)任務(wù)。如果你正在將一項(xiàng)任務(wù)授權(quán)給別人去做，不要為選哪一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員去做而猶豫不定。如果這個(gè)人遇到了困難，你也許需要給他建議一些可能的解決方案，然后讓他選擇自己喜歡的方案。如果你主動(dòng)去幫他選擇方案，你就又自己承擔(dān)了這項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任，因此把責(zé)任從被授權(quán)者的身上又移到了自己的身上。這對于任何人來說都是非常打消積極性的，他們以后也許會(huì)不太情愿主動(dòng)提出承擔(dān)某項(xiàng)新責(zé)任了。
對于被授權(quán)者在工作過程中可能要用到的資源，嘗試提前同意；同樣，作為一個(gè)有效的授權(quán)者，你必須將完成這項(xiàng)任務(wù)的功勞歸于被授權(quán)者，并給他們留出創(chuàng)新的空間（關(guān)于如何開展這項(xiàng)工作方面）。
不要忘了給他們的工作進(jìn)行反饋。這是成功授權(quán)的一個(gè)主要方面，在工作進(jìn)展的過程中要時(shí)時(shí)地給他們以反饋。有效的反饋應(yīng)該能夠使被授權(quán)者提高工作表現(xiàn)、聆聽他們的問題和關(guān)心的事情并放在心上，建設(shè)性的建議應(yīng)該盡可能具體，但是要使自己的話盡可能客觀。大多數(shù)人欣然接受一項(xiàng)責(zé)任，目的是為了獲得上司的認(rèn)可。感謝人們?yōu)橐豁?xiàng)工作所付出的努力是非常重要的，而且如果有可能的話可以在公開場合表揚(yáng)他們，例如在部門會(huì)議上。