如果團隊成員已徹底投入進研究工作，他們最終會像一個背著一大堆東西的獨行者，因此他們必須相互交流發(fā)現(xiàn)的東西，一起整理這些信息。有一些非常好的方法，可用來在團隊內(nèi)交流信息，以贏得他人的注意和理解。
共同整理信息
當(dāng)你的團隊碰頭交流所獲取的信息時，要慎重對待此事。你需要搞清楚為什么碰頭，需要使每人都保證到場并且清楚有效地闡述其找到的信息。可按照先前表述的方法匯報各自所獲取的信息，如制作文件，精縮成印刷品，使信息易于閱讀。
這一點看似容易，但團隊有時的確會忽視它，因而達不到交流信息的目的，要確保團隊每個成員理解每一個人遞呈的信息?；ネㄐ畔⒅笠粲蟹答伜吞釂柕臅r間，在不同的人負(fù)責(zé)不同部分的工作或特定的成員具有他人沒有的個人特長的情況下，使所有隊員都理解信息資料這一點是很重要的。
有兩個原因使上述問題顯得重要。第一，假如隊員有變化或有個人危機產(chǎn)生而不能繼續(xù)其工作，誰能肯定將來發(fā)生的事呢？那么團隊其他人把工作接過來繼續(xù)下去則容易得多。第二，信息不僅對完成目標(biāo)很重要，對團隊樹立團隊目標(biāo)和提高團隊凝聚力也很關(guān)鍵。當(dāng)信息經(jīng)交流并被所有人理解后，團隊的力量加強了，這是使團隊成為最優(yōu)團隊的方法之一。
做清楚的工作報告
向團隊做匯報需要類似向一個班級或小組陳述信息這種技能，它意味著你得仔細(xì)組織材料，以一種令人感興趣的、直接的方式做陳述，而且要引證論據(jù)支持你的觀點使報告既清楚又可信。
如果聽眾很多，有小部分人聽不懂也許不要緊，但是，在一個團隊里，所有隊員都需要充分理解所有信息以進行分析，從中下結(jié)論，運用信息來完成團隊目標(biāo)，他們必須能一起討論這些信息，對信息的理解保持在“同一層次上”。
一個抓住人們的注意力，不使其游移的辦法為將信息展示出來使其可視化，這樣，人們在聽你陳述的同時還能看得見。現(xiàn)在我們來看一下展示信息這個方法中的一些一般規(guī)則以及一些具體技巧。
1.展示信息的規(guī)則
人的注意力很容易因更強烈的刺激因素而轉(zhuǎn)移，如果你能控制他們的聽覺和視覺，他們就容易集中注意力，抵抗注意力分散。
視覺刺激的第二個好處在于每個人處理信息的方式不同，有些人聽一次講座就行，另一些人得結(jié)合自己的經(jīng)歷，還有一些人要憑借視覺接觸的幫助。相對于從單一渠道中獲得信息，當(dāng)一個人接受許多種刺激時，有一種信息會留下特別深刻的印象。
用視覺接觸加口頭說明的第三個原因是，人們可用一種在聽和說中不能進行的方法來獲得特別的視覺刺激。當(dāng)資料展示在人們面前時，他們可以討論它們，用手指著它們，搞懂它們，這是一種更直接的共享性參與模式，單單使用口頭表達的形式則達不到此效果。
一個可憑借顯示設(shè)施進行工作的團體具有一項真正的優(yōu)勢，因為它有一個大屏幕，把制作精良的圖表展示出來以便信息得到更好的說明。當(dāng)隊員討論某個信息時，成員們可記筆記，做修改。若沒有這種電子奇物，你就得用傳統(tǒng)的黑板、告示板、活動掛圖等。
視覺沒施只有在你操作得好時才能幫助你表達清楚你的意思。我們不是在說你的視覺設(shè)施必須精妙絕倫，可是如果你在向你的上級組織做匯報，你一定想做得盡可能專業(yè)和完美。如果把信息反饋給你的團隊則無需盡善盡美，只要做到良好就行了。要做到良好，視覺展示需遵循一些非常重要的規(guī)則：
- 去除不相關(guān)的信息；
- 使圖表文字大而易見；
- 使圖表、方案簡短明了；
- 語言清晰易懂；
- 每一幕只看幾點(最多7點)內(nèi)容；
- 用鮮明的對照或比較；
- 用數(shù)字來使信息無懈可擊；
- 為達到好效果，選擇最有效的方法。
2.展示信息的方法
在憑借視覺設(shè)施來報告信息這個問題上，有一些特別有效的方法可讓你和團隊成員一起進行這方面的工作，這些方法有印刷文字、投影儀、或活動掛圖。
事實和條件可用線型、柱型、矩陣圖來表示，這些東西不陌生，對每個人來說都很容易看懂，因為它們讓看的人能實實在在地看到數(shù)據(jù)，使信息生動、清晰，容易被記住。不過請注意，視覺展示有時非常失真，例如，圖表比例扭曲，一根線稍稍往上或往下歪一點都會使事實失真。如果你要引用一個圖表，一定要注意它的精確性，如果你自己做圖表，要仔細(xì)核實，確保你給予團隊的是準(zhǔn)確的信息。
線型圖展示的是兩個事物之間的相互作用關(guān)系，因此用來表示一段時間內(nèi)的趨勢或變化非常合適，例如，如果你那個自我管理的團隊正在將工作任務(wù)安排到個人頭上，你可用線型圖來幫你決定每天需要多少人做事。
柱型圖是另一種簡易的方法，可表現(xiàn)物物之間有何種關(guān)聯(lián)。你可以橫向或縱向地畫些柱來區(qū)分時間或類目，這種圖表在表現(xiàn)統(tǒng)計信息或一段時間內(nèi)的人口或其他變量中的趨勢和對比方面通常很有效。柱型圖出現(xiàn)在很多報告中，因為它們可生動地說明在某時段內(nèi)或某情形下某事發(fā)生的頻率。
例如，如果你的團隊在研究慈善機構(gòu)的籌資活動，你就可用一個柱型圖來標(biāo)出一個四年時段內(nèi)每季度的捐款數(shù)據(jù)。
矩陣圖幫助人們看出事物之間的關(guān)系，記住具體細(xì)節(jié)。這類視圖用格子、塊來展示信息，它們對分析工作幫助極大。一個矩陣圖可以手繪或電腦制成，相互關(guān)連的變量被標(biāo)在標(biāo)上方及左邊一欄的格子里，再將與每個變量相關(guān)的信息填入各小格子里，這種可視方法顯現(xiàn)了事物之間共同的關(guān)系和相互作用。
展示信息的方法提供在此，它們可幫助團隊隊員交流信息，在整個團隊工作的進程中，它們都會很有用。任何時候隊員們有點子時，可用活動掛圖、黑板、投影儀，如果團隊很小，可用大家都能看的本子，這樣你可以參考某個問題，或看一下所有想法之間的關(guān)系，這樣的方法便于讓每個人都投入并集中于所討論的問題，還便于回顧想法。