◆能夠完成每天的工作
當(dāng)你結(jié)束了一天的工作后是否會(huì)對(duì)自己說(shuō)： “終于結(jié)束了！我做完了今天必須做的所有的事?！睂?duì)于某些類型的工作，你可能會(huì)這樣說(shuō)。但是，對(duì)于大多數(shù)從事行政、管理和經(jīng)營(yíng)性工作的人而言，工作任務(wù)似乎無(wú)窮無(wú)盡?？梢钥隙ǖ氖?，從事這些工作的人永遠(yuǎn)都無(wú)法把必須做的工作的清單畫上句號(hào)。
你能夠清楚地知道當(dāng)天的工作由哪些內(nèi)容構(gòu)成，以便確定自己何時(shí)能完成。在你開口說(shuō)自己已經(jīng)完成了當(dāng)天的工作時(shí)，先明確一下這些工作都有哪些。 倘若你把自己要做的所有事情都寫了下來(lái)，那和你一天的工作有多少關(guān)系呢？可能沒有任何關(guān)系。這樣的清單不但因內(nèi)容過(guò)長(zhǎng)而無(wú)法在一天內(nèi)完成，而且上面的事項(xiàng)也可能分別屬于不同的時(shí)間段。有些任務(wù)是今天出現(xiàn)的，有些是昨天的，有些是一周或幾周前的，有些甚至是拖了幾個(gè)月而未著手的任務(wù)，因此這樣的清單所代表的既非當(dāng)天應(yīng)當(dāng)開展的工作，也不是當(dāng)天必須完成的工作。你的日常任務(wù)清單應(yīng)當(dāng)是那些尚未完成，而且應(yīng)在當(dāng)天必須完成的工作。這聽上去似乎不大可能，但是我會(huì)告訴你如何有條不紊地達(dá)到這一目的。
如果出于某種原因沒能完成當(dāng)天的工作，也能夠“診斷”出問(wèn)題出在哪里以及怎樣解決。
生活永遠(yuǎn)不可能和我們的計(jì)劃完全一致。 即使你擁有世界上最好的時(shí)間管理方案，也總有跟不上工作進(jìn)度的一天。 重要的是了解問(wèn)題出現(xiàn)的原因，這樣才能夠進(jìn)行調(diào)整。 因任務(wù)大量積樂(lè)而導(dǎo)致的精力流失，是你無(wú)法承量的代價(jià)。
◆能夠在校短的時(shí)間內(nèi)處理好所有的日常事務(wù)，例如電子郵件、各種文件、手機(jī)短信和其他任務(wù)
不管你如何從大處著眼，最終仍要從小處著手——處理好每天的日常事務(wù)——除非有人愿意為你效勞。如果將精力用在處理那些相對(duì)瑣碎的事務(wù)，就可能會(huì)使你無(wú)力做那些真正有意義的事情。然而，你也不能忽視那些“小事”，否則就會(huì)付出很大的代價(jià)，你會(huì)被越來(lái)越多的繁瑣事情束縛住手腳。 你需要徹底解決它們，確保它們對(duì)你的干擾被限制在最低程度。這就意味著你要知道如何系統(tǒng)地、迅速地解決它們。
◆能夠在最短的時(shí)間內(nèi)完成各個(gè)項(xiàng)目
你可能陷入某個(gè)重大項(xiàng)目中無(wú)法自拔，而且進(jìn)展緩慢，以至于花相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間才能完成它們。知道怎樣從一個(gè)項(xiàng)目著手順利推動(dòng)其完成是一項(xiàng)重要的技能。你最終會(huì)知道怎樣完成所有項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)你的既定目標(biāo)。
◆能夠準(zhǔn)確地判斷出最應(yīng)當(dāng)接手哪些工作
如果你接手太多的工作，會(huì)出現(xiàn)怎樣的結(jié)果呢？唯一可能出現(xiàn)的情況，就是有些工作做不好，有些則根本來(lái)不及做。 你的工作能否完成在某種程度上完全取決于隨機(jī)因素。要是能夠作出理性的決定，確認(rèn)哪些工作應(yīng)當(dāng)做，哪些不應(yīng)當(dāng)做，豈不是更好？倘若知道哪些工作是最應(yīng)當(dāng)做的，你就更容易作出決定。
◆能夠接手突然而至的新任務(wù)。而不致中斷當(dāng)前正在進(jìn)行的工作
很少有人知道如何順利接手新的工作。 面對(duì)一個(gè)新的項(xiàng)目，他們往往不知所措。他們必須把新增項(xiàng)目“安插”到當(dāng)前工作中。怎樣做到這一點(diǎn)呢？因?yàn)椴恢涝鯓优袛嗄男┕ぷ魇亲顟?yīng)當(dāng)做的，他們就不大可能拒絕新的項(xiàng)目，只是覺得應(yīng)該完成它。
◆知道怎樣處理真正的危機(jī)。而不會(huì)被貌似危機(jī)的事務(wù)所打擾
你在生活和工作中最大的干擾之一，莫過(guò)于各種危機(jī)和突發(fā)事件破壞性的影響。那么，有多少“危機(jī)”屬于真正的威脅呢？當(dāng)然有時(shí)你的確聽到了火警或孩子的尖叫，但我們大多數(shù)所謂的“危機(jī)”根本不屬于這種情況。 如果你每周都會(huì)經(jīng)歷不止一次危機(jī)，那情況就會(huì)相當(dāng)糟糕——除非你就是危機(jī)事件處理人員。對(duì)于上班族而言，大多數(shù)“憊機(jī)”的出現(xiàn)都是對(duì)于導(dǎo)致危機(jī)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏關(guān)注所致。
◆能夠處理那些原本等到“將來(lái)”才會(huì)做的事情
我們多數(shù)人都有某些等到將來(lái)才會(huì)啟動(dòng)的計(jì)劃。有的計(jì)劃似乎只有賺了大錢或是實(shí)現(xiàn)了某種條件之后，才能夠著手實(shí)施。但是對(duì)于許多項(xiàng)目而言，你沒有任何理由推遲它們，除非你的借口僅僅是“我抽不出時(shí)間”或是“我沒有能力處理它們”。
◆能夠順利推進(jìn)自己的工作
許多人都有這樣一種傾向：在一段時(shí)間內(nèi)，他們花費(fèi)了很大力氣著手完成一個(gè)項(xiàng)目或主題，然后就丟到了一邊。等回過(guò)頭繼續(xù)做時(shí)，他們已經(jīng)失去了方向感，不知該從哪里做起。 一個(gè)項(xiàng)目就像是一株室內(nèi)盆栽植物——需要定期給它澆水，不然它就會(huì)枯死。所以，不斷推進(jìn)你的工作很重要，你必須系統(tǒng)地跟進(jìn)你的項(xiàng)目。
◆知道怎樣把任務(wù)合理地分派給他人
也許你是事必躬親的人，因?yàn)槟阌X得把任務(wù)派給別人做會(huì)有各種麻煩。事實(shí)上，把權(quán)力下放，將任務(wù)分配給別人來(lái)完成，比你想象得更容易。
◆知道如何處理其他人時(shí)間管理不善的問(wèn)題
即使解決了我們自己的時(shí)間管理不善問(wèn)題，我們也免不了要同那些不擅長(zhǎng)時(shí)間管理的人打交道。 當(dāng)工作開始陷入混亂時(shí)，我們總是根據(jù)具體項(xiàng)目的困難程度(不管這種判斷是基于事實(shí)還是來(lái)自想象)作出回應(yīng)。別忘了別人也是以同樣的方式工作的。 所以，如果想讓他們和我們協(xié)調(diào)一致地展開工作，就要讓對(duì)方意識(shí)到應(yīng)當(dāng)首先協(xié)助我們，因?yàn)楣ぷ麟y度超過(guò)了他們的所有任務(wù)。當(dāng)然，做到這一點(diǎn)最好的方法就是系統(tǒng)地跟蹤你的工作。
◆知道如何獲得更大的動(dòng)力去完成當(dāng)天的工作
如何讓自己擁有更大的動(dòng)力完成一天的工作呢？通常說(shuō)來(lái)，享受工作的樂(lè)趣和擁有明確的目標(biāo)很重要。但我認(rèn)為，對(duì)于處理日常繁瑣的工作而言，它們不是最重要的方面，那種完全駕馭工作的感覺才能使我們獲得最大的動(dòng)力。如果你能駕馭你的工作，即使你并不是特別喜歡它，也能擁有足夠的動(dòng)力去完成它。下面哪種情形能使你獲得更大的動(dòng)力？
- 處理每天的發(fā)票和各種單據(jù)，讓賬戶始終處于更新狀態(tài)，只要按幾下鍵盤就可以輕松解決繳稅問(wèn)題。
- 把類似事情拖上整整一年，到了年終才心急火燎地處理這方面的問(wèn)題，力爭(zhēng)及時(shí)完成繳稅任務(wù)。