信息技術(shù)以多種途徑強(qiáng)行占用了我們的時間，而我們卻忘了使用數(shù)字化工具原本是為了讓生活更輕松。倘若使用得當(dāng)，生活的確會更輕松。筆者從事信息技術(shù)運用研究20年，發(fā)現(xiàn)以毒攻毒之法非但可行，且勢在必行。
當(dāng)今數(shù)字化時代，“關(guān)機(jī)”一途并不可行。諸多工作、溝通和社交活動皆通過電子設(shè)備進(jìn)行，少有人能承擔(dān)在工作日長時間離線的結(jié)果，甚或連晚上和周末也不例外。 塔塔通信（Tata Communications）最近一次調(diào)查顯示，在美國、歐洲和亞洲，人們每天花在網(wǎng)絡(luò)上的平均時間超過5小時，64%的人在無法聯(lián)網(wǎng)時感到焦慮。
品牌及市場營銷機(jī)構(gòu)Element Three創(chuàng)始人兼總裁蒂芙妮·紹德（Tiffany Sauder）知道“始終保持在線”這個要求對于正在發(fā)展的公司的高管而言是何等挑戰(zhàn)。自2011年大獲成功、簽下一位大客戶后，她便做好準(zhǔn)備要為公司和自己打造更高的公眾認(rèn)同度。她知道自己需要開始用推特，但打造社交媒體形象對一個已然被各種信息淹沒的人來講不啻于又一件苦差?！半娮余]件簡直是噩夢，”她說，“感覺就像我在為收件箱工作，不是為我自己工作。”
蒂芙妮的問題不在于信息技術(shù)，而在于她的使用方法。她與筆者見過的許多高管一樣，不會自行尋找專為提高在線交流專注度和效率而設(shè)計的工具。
第一步，你要摒除“保持跟進(jìn)”迷思——“保持跟進(jìn)”意即你可以處理所有電子郵件、閱讀媒體上所有的重要信息，在社交網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布有見地的內(nèi)容，并且從不出錯。千萬別這么想。你的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是將自己接收的信息分類并設(shè)限，精簡閱讀，只對重要信息進(jìn)行回應(yīng)和分享。
舉個例子，電子郵件幾乎都不需要立即予以注意，而一些行業(yè)新聞與你的工作全不相干。為收件箱設(shè)限可能有些困難，尋求筆者建議的多數(shù)人都十分擔(dān)心會錯過一些東西。但他們著手過濾掉垃圾信息后便發(fā)現(xiàn)，自己能夠更高效地與客戶和同事交流、跟進(jìn)行業(yè)動態(tài)、樹立社交形象，而這一切所需的時間投入并不多。
電子郵件可能是最易引人分心的存在之一。倘若你的收件箱總是塞滿郵件，或者你忙于回復(fù)郵件而無暇完成其他工作，那么借助工具自動完成一部分整理郵件的工作將大有裨益。Outlook、Gmail及其他許多主流電郵工具都可以設(shè)置郵件過濾條件，確保只有最必要的郵件能寄達(dá)收件箱。你可以設(shè)置將不太緊急的郵件自動歸檔至其他文件夾，以待稍后查看。
無須立即查看的電子郵件包括新聞、購物收據(jù)、公司內(nèi)部通知、社交媒體通知、抄送的郵件乃至已在日歷上有標(biāo)記、不必從郵件中查看的會議邀請。記住，這些信息并未消失，而是存放在其他文件夾里待你方便時查看。每天或每周安排一個小時瀏覽這些郵件，頻率依其具體內(nèi)容而定。
過濾電子郵件會為你對收件箱的郵件進(jìn)行分類查閱提供便利。如果擔(dān)心會有重要信息被誤判為垃圾郵件，你可以定期瀏覽所有郵件（在Gmail中選擇“所有郵件”，或在上方搜索欄中鍵入字母“a”以顯示全部郵件）。
至于新聞，自動化也能提供同樣的便利。多數(shù)人廣泛關(guān)注各種內(nèi)容產(chǎn)出方、意見領(lǐng)袖和話題，但如果你在網(wǎng)絡(luò)上亂逛、瀏覽許多不必讀的社交媒體狀態(tài)或文章，那就是浪費時間。你可以利用新聞閱讀應(yīng)用如feedly、Flipboard或Reeder收集與自己相關(guān)度最高的內(nèi)容。
你可以關(guān)注或訂閱最感興趣的新聞源、博客和話題討論，通過新聞應(yīng)用一次性獲取所需內(nèi)容，然后每天或每星期留出一段時間專門閱讀。
倘若你十分清楚自己碰到的文章類型，此法會令你受益頗多。舉例來說，要設(shè)置自定義文章訂閱源，先找個搜索引擎試試不同的關(guān)鍵詞、標(biāo)簽和符號組合，比如“效率和自動化”這樣的組合，再把搜索結(jié)果放進(jìn)一個或多個RSS（意為“真正簡易聚合”）訂閱中。不是所有搜索引擎都提供RSS訂閱服務(wù)，而且一些搜索引擎的RSS有點兒難找，但你只要把自己創(chuàng)建的訂閱源地址粘貼到新聞閱讀應(yīng)用里就可以了。
記住，你不可能也沒有必要讀完所有東西。你要找的是自己領(lǐng)域內(nèi)的重大事件和洞見，外加一點能讓你就新事物思考一下的特殊內(nèi)容，以及一些可供分享的獨特東西。
那么你自己的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)出呢？點贊、收藏和發(fā)推特可以幫助你在業(yè)內(nèi)建立信譽(yù)、發(fā)展新的關(guān)系，但打造和維護(hù)網(wǎng)絡(luò)形象須耗費大量時間。因此，筆者建議忙碌的高管將此項工作部分移交自動化處理。
一個簡單的辦法是借助你設(shè)置的新聞閱讀應(yīng)用。這種應(yīng)用大都提供一鍵分享到推特、領(lǐng)英和Facebook的功能。此外，Hootsuite、Buffer或 Social Inbox等工具可向多個社交媒體推送信息，并可提前設(shè)置發(fā)送時間，更為便捷高效。將這樣一個系統(tǒng)設(shè)置好，你就能在不到一小時的時間里創(chuàng)建足夠更新一周的 內(nèi)容。
只要在瀏覽新聞閱讀軟件時將有價值的內(nèi)容加入推送列表，必要時添加評論。如此在閱讀時稍加動作，便可在社交媒體上維持你的存在感，即使無暇搜尋可供分享的最新鏈接亦無傷大雅。
如今蒂芙妮正坐擁自動化帶來的若干益處。她用Gmail過濾功能將市場營銷相關(guān)新聞、社交媒體通知與必讀重要郵件分開，白天查看電子郵箱時便能集中注意力處理重要事務(wù)。她每周設(shè)置了幾個時間段留意行業(yè)動向，用Social Inbox發(fā)布與自己讀到的行業(yè)新聞內(nèi)容相關(guān)的信息。她不再為收件箱工作，并且重新獲得了晚上的閑暇時光，而公司業(yè)績也節(jié)節(jié)攀升。
自動化無法消除數(shù)字化引起的分心，但可助你一臂之力。電子郵件過濾器、新聞閱讀應(yīng)用、定時內(nèi)容發(fā)布工具以及其他工具，能夠?qū)帄Z你注意力的內(nèi)容進(jìn)行整合精簡，為你減輕負(fù)擔(dān)，讓你無論工作還是生活，無論在線與否，都能更好地投入重要任務(wù)。