1.根據(jù)關(guān)系確定適合的溝通。
如果你跟某人的關(guān)系很好、交情夠深，能準確預測對方的溝通反應，自然可以嘗試通過郵件談話。如果你跟這個人不熟，那么就必須將你的溝通方式上升一級。能夠共處一室是最好，以視頻會議或Skype也能給你更充分的視覺資料。
2.先陳述意圖再進入主旨。
開門見山表示你的善意，或甚至明說你擔心對方可能誤會你的意圖，這都能化解敵意與抗拒。例如，你可以說，「我對班加羅爾團隊有些疑慮與看法，想跟你說明，但我擔心你可能以為我想把業(yè)務帶去都柏林。并非如此。我只是希望客戶得到最好的服務。我可以講講我的疑慮嗎？」
3.郵件要寫兩次。
第一次先寫主旨，誠實傳遞你的信息。接著請慢慢讀一遍，想像對方的表情。這讓對方更人性化，幫助你避免他們誤讀的可能性，或詮釋出跟你不同的意思。盡量把自己放在他人的位置思考，想像他們對每句話的感受。然后，在安全范圍內(nèi)重寫一次。不要矯飾或淡化原本的內(nèi)容，而是注意那些可能被誤解的句子，清楚說明你希望（以及不希望）他們得到的（或從你臉上看到的）信息。例如，你可能會寫，「過去三次軟件發(fā)布中，班加羅爾測試團隊沒找到的錯誤有71項。」想像他們讀這句的表情，或許你會補充，「我對班加羅爾團隊希望拿出表現(xiàn)這點毫無疑問，可是??」在比較不正式的關(guān)系中，我們看到過擅長溝通的人甚至會形容自己寫信時的表情，讓對方不致過度解釋。
4.如果你覺得出現(xiàn)誤讀（或?qū)Ψ剿坪跽`讀），請改變溝通方式。
一旦你讀信時感受到對方的情緒，或自覺有情緒升起，請改變溝通媒介。即便一通電話都能讓你聽出話語的音調(diào)差別、靜默，以及幫助你接收情緒的其他資料。SKYPE或視頻會議能提供了更多的信息。當情緒隱隱然要爆發(fā)，可以躲在電子郵件后頭，看似安全的回應。但請別自欺。如果郵件溝通不順利，繼續(xù)這種方式「絕對不會」改善。
不必當面溝通也能處理敏感問題，這并非不可能，只要你能準確「想像」對方的反應，并嚴格要求自己回應這些想像出來的信息。但如果你的想像或處理方式顯然都不足夠時，請盡快運用面對面處理的方式。