當(dāng)有人在開會(huì)時(shí)偏離主題了，你的團(tuán)隊(duì)會(huì)怎么做？如果你的團(tuán)隊(duì)跟大多數(shù)團(tuán)隊(duì)的反應(yīng)一樣，那領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)說類似以下的話：「李（Lee），我們現(xiàn)在不是在討論這個(gè)」或是「讓我們回到正題吧！」，或是團(tuán)隊(duì)也可能直接忽略李的意見，試著把討論內(nèi)容拉回原先的主題。
就算你的團(tuán)隊(duì)以上述任何一種方式做出回應(yīng)，李還是可能堅(jiān)持繼續(xù)進(jìn)行岔題的發(fā)言，讓會(huì)議越拖越長(zhǎng)，而其他開會(huì)的人會(huì)被李搞得不開心、團(tuán)隊(duì)也無法達(dá)成開會(huì)原本想完成的目標(biāo)。又或者，李也可能決定退出這場(chǎng)會(huì)議，讓團(tuán)隊(duì)在下決定時(shí)，在未察覺的情況下，喪失了李批判性的意見和支持
倘若你假定李或是其他發(fā)言離題的同事是個(gè)麻煩，而解決之道就在于把他們拉回正題或是讓他們閉嘴，那真正離題的可能是你自己。這些團(tuán)隊(duì)成員的行為，往往是團(tuán)隊(duì)所面臨更大問題的一個(gè)癥狀。若團(tuán)隊(duì)無法在開會(huì)的目的和流程上有一個(gè)明確的共識(shí)，或者團(tuán)隊(duì)并未提供充足的時(shí)間，聆聽每位成員針對(duì)某項(xiàng)主題的想法，那團(tuán)隊(duì)成員就常常會(huì)蹦出天外飛來一筆的意見。有時(shí)候，問題就在于你認(rèn)為別人離題了、但其實(shí)他們沒有。既然這樣，你該怎么處理呢？
事先就主題取得共識(shí)。如果團(tuán)隊(duì)根本對(duì)目標(biāo)主題究竟該為何，都無法得到共識(shí)，那何來有成員離題之說？如果你的團(tuán)隊(duì)并未明確在會(huì)議每一部份的目的與主題上取得共識(shí)，那成員們就只好憑自己的理解去決定，有哪些是該談的正題。因?yàn)槊總€(gè)人自有自的解讀方式，一位成員的意見就其他人聽起來，就很容易讓人感覺離題。
在會(huì)議開始之前，你可以做類似以下這樣的開場(chǎng)白：「就我的理解，今天開會(huì)的目的是X；有人跟我想法不一樣嗎？或是我們需要增加任何主題？」。即便會(huì)議是你召開的、議程是你訂的，如果有這樣的開場(chǎng)白，當(dāng)有人認(rèn)為有其他議題需要討論時(shí)，就可以在此時(shí)提出，這樣一來他們的提議就可事先并入議程中，而不會(huì)在會(huì)議中途突然提及而顯得離題。如果你不是召集人、議程也不是你訂的，你可以用以下的方式提問：「我們可不可以先花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間，厘清一下本次開會(huì)的目的和主題，以確保會(huì)議能滿足各位的需求？」
確認(rèn)其他人已準(zhǔn)備好進(jìn)行下一個(gè)議題。在你要進(jìn)入一個(gè)新主題之前，避免說：「好了，讓我們繼續(xù)進(jìn)行下去」，你可以改說：「我想我們已經(jīng)準(zhǔn)備好要討論Y了；針對(duì)X議題，還有人有什么想要補(bǔ)充的嗎？」。如果還有人覺得X議題并未充分討論完畢，找出解決的辦法，讓每個(gè)人都同意進(jìn)入下一個(gè)議程。如果你的團(tuán)隊(duì)一直都沒有離題，但討論卻常常都超出時(shí)間，就表示你低估了要做出高質(zhì)量之決定所需的時(shí)間。當(dāng)你和團(tuán)隊(duì)都對(duì)主題有共識(shí)，且確認(rèn)每個(gè)人都同意會(huì)議可以往下進(jìn)行時(shí)，你們就是在共同規(guī)劃下一步的議程，建立起對(duì)決策的認(rèn)同感。
如果你認(rèn)為會(huì)議已岔題，測(cè)試看看是否真的如此。如果團(tuán)隊(duì)已就討論議題取得共識(shí)，但有人的發(fā)言還是讓你覺得離題，你可以說：「李，我不太清楚你所提的外包，為何跟我們正在討論的企劃流程有關(guān)？你幫幫我，解釋一下他們之間的關(guān)聯(lián)性好嗎？」。聽了李的解釋，你和團(tuán)隊(duì)的其他成員就有機(jī)會(huì)了解到，原來這兩個(gè)主題間有你們并沒想過的連結(jié)性。舉例來說，李可能認(rèn)為，外包可以更為自由運(yùn)用地運(yùn)用內(nèi)部資源，讓團(tuán)隊(duì)可以用較少的時(shí)間完成企劃流程。如果真有關(guān)聯(lián)性，團(tuán)隊(duì)可以決定若要馬上或在之后進(jìn)一步深究李的意見，是否合理。如果最后發(fā)現(xiàn)李的意見跟本次會(huì)議無關(guān)、但對(duì)團(tuán)隊(duì)仍具參考價(jià)值，你可以建議把這排入日后會(huì)議的討論事項(xiàng)中。有件事必須要特別注意：有些時(shí)候，即使團(tuán)隊(duì)成員的意見明顯脫離了會(huì)議主題，仍須要馬上著手處理。若有團(tuán)隊(duì)成員針對(duì)目前團(tuán)隊(duì)共同合作的狀況，提出了具高度情緒性的意見，你務(wù)必特別申明他意見的重要性，然后決定是否要在繼續(xù)原先開會(huì)主題之前，先花時(shí)間處理該成員的這個(gè)意見。有時(shí)候，聚焦討論團(tuán)隊(duì)成員間共同合作的戰(zhàn)略，會(huì)比那些確切的議題來得關(guān)鍵。
本文的目的，并非單純?cè)谔岢鲆恍┰E竅，能婉轉(zhuǎn)應(yīng)對(duì)開會(huì)時(shí)愛離題的人。我主要是想請(qǐng)你暫時(shí)拋開自己的預(yù)設(shè)；你不一定了解情況，而別人也不一定就是狀況外。我也期許你對(duì)別人的觀點(diǎn)懷著好奇的態(tài)度，并請(qǐng)人們對(duì)自己的發(fā)言負(fù)起責(zé)任，讓團(tuán)隊(duì)得以在信息充足的情況之下做出決定，在最佳的情況下終結(jié)一個(gè)議題、繼續(xù)進(jìn)行后續(xù)議程。這方法要有效，你不能只是學(xué)會(huì)婉轉(zhuǎn)說話而已；你必須要真的相信李的發(fā)言可能并沒有偏離正題，你只是沒看到背后的關(guān)聯(lián)性而已。
若能在會(huì)議目標(biāo)及議題上取得明確的共識(shí)，并在人們看似離題時(shí)，真誠地表達(dá)好奇之意，你和你團(tuán)隊(duì)的會(huì)議就能進(jìn)行得更快，并有更大的成效。