你有可能在工作上總是得寫(xiě)些東西，不論是給客戶(hù)的提案、給高層主管的備忘錄，或是同事之間也總有電子郵件往來(lái)。然而，你要怎樣才能知道自己的寫(xiě)作風(fēng)格是不是真的清楚有效？又要怎樣，才能讓自己在溝通上高人一等？
專(zhuān)家怎么說(shuō)
如果是早就工作超量、少有閑暇的管理者，可能會(huì)覺(jué)得「改進(jìn)寫(xiě)作技巧」是個(gè)沉悶、甚至沒(méi)用的練習(xí)。然而，如果想要達(dá)到有效溝通、爭(zhēng)取誘人業(yè)務(wù)、讓自己與眾不同，就得要設(shè)法寫(xiě)出有趣、有智慧的句子才行。麻省理工斯隆管理學(xué)院（MIT Sloan School of Management）資深講師卡拉．布萊克本（Kara Blackburn）表示：「寫(xiě)作清楚，代表頭腦清楚。而就算你腦子里有全世界所有的好點(diǎn)子，如果你講不出來(lái)，就沒(méi)有人會(huì)知道?！剐液茫豆鹕虡I(yè)評(píng)論商業(yè)寫(xiě)作指引》（The HBR Guide to Better Business Writing）作者布萊恩．加納（Bryan Garner）表示，每個(gè)人都有進(jìn)步的可能。他認(rèn)為，有效寫(xiě)作「并不是與生具來(lái)的天賦，而是需要培養(yǎng)的技巧。」采用以下技巧，就能寫(xiě)得簡(jiǎn)單、清楚、明確。
先想好、再動(dòng)筆
在你開(kāi)始動(dòng)筆、按鍵盤(pán)之前，先想清楚到底想講什么。加納表示：「很多人犯的錯(cuò)誤就是太早動(dòng)筆。他們一邊寫(xiě)、才一邊想著要寫(xiě)什么，于是寫(xiě)作就缺乏組織、曲曲折折、不斷重復(fù)。」先問(wèn)問(wèn)自己：讀者讀完你的這篇電子郵件、提案或報(bào)告之后，應(yīng)該要知道或思考什么？如果你沒(méi)辦法立刻回答這個(gè)問(wèn)題，就代表現(xiàn)在動(dòng)筆還太早。布萊克本建議：「先退一步，多花點(diǎn)時(shí)間來(lái)整理思緒?！?/p>
寫(xiě)作直截了當(dāng)
開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、直接把重點(diǎn)寫(xiě)出來(lái)。很多人會(huì)發(fā)現(xiàn)，過(guò)去在學(xué)校里學(xué)的寫(xiě)作風(fēng)格和架構(gòu)拿到商業(yè)職場(chǎng)上似乎水土不服。加納就說(shuō)：「商業(yè)寫(xiě)作最大的毛病之一，就是把主要信息拖到中段才講?！怪灰阎攸c(diǎn)提到最前面，就能節(jié)省讀者的時(shí)間、讓立論更有力，而不需要一頭栽進(jìn)后面的長(zhǎng)篇文字中。而如果是比較長(zhǎng)篇的備忘錄和提案，加納建議應(yīng)該在第一頁(yè)的頁(yè)頭，用「不超過(guò)150字」寫(xiě)出議題為何、以及建議的解決方案。他說(shuō)：「想辦法抓住做摘要的訣竅。如果連開(kāi)頭都寫(xiě)不好，后面整篇也不會(huì)好到哪去?！?/p>
去蕪存菁
布萊克本說(shuō)：「如果能只用1個(gè)字，就別用3個(gè)字。」以批判的心態(tài)來(lái)讀自己的文字，每個(gè)字都要指向自己最主要的重點(diǎn)。如果有非必要的字句，刪就對(duì)了，例如「一般意見(jiàn)上的共識(shí)」，其實(shí)講「共識(shí)」就已經(jīng)足夠。加納說(shuō)：「只要讀者一覺(jué)得文章冗長(zhǎng)啰嗦，就會(huì)開(kāi)始不讀了?！顾ㄗh可以修改的方向包括：刪除介詞（point of view變成viewpoint）；將–ion的字換成主動(dòng)動(dòng)詞（provided protection to?換成protected）；使用縮寫(xiě)字（像是寫(xiě)don’t，而不要寫(xiě)do not；寫(xiě)we’re，而不寫(xiě)we are）；將is、are、was、were換成強(qiáng)動(dòng)詞（例如講indicates?而不要用is indicative of）。
避用術(shù)語(yǔ)和艱深字詞
商業(yè)寫(xiě)作總是充斥著各種產(chǎn)業(yè)特有的流行詞匯和縮寫(xiě)，雖然有時(shí)候難以避免，偶而用起來(lái)也實(shí)在方便，但通常這只是代表思考偷懶混亂而已。寫(xiě)作里用了太多術(shù)語(yǔ)，讀者就會(huì)覺(jué)得你只是做做樣板文章，甚至覺(jué)得你根本不知道自己在寫(xiě)什么。布萊克本就說(shuō)：「術(shù)語(yǔ)并不會(huì)讓文章更有價(jià)值」，而且「『簡(jiǎn)明扼要』才是永遠(yuǎn)不退的流行。」加納建議應(yīng)該要有個(gè)「流行詞匯黑名單」，列出該禁用的字，像是「actionable」（可執(zhí)行的）、「core competency」（核心能力）、「impactful」（有影響的），以及「incentivize」（以物質(zhì)刺激鼓勵(lì)）。另外，太花俏艱深的字詞也應(yīng)該避免使用。常有人誤以為，雖然明明有簡(jiǎn)單的字可用，但花俏艱深的字看起來(lái)比較聰明有程度，這就是個(gè)錯(cuò)誤的觀念。
好好閱讀自己寫(xiě)的內(nèi)容
假設(shè)自己就是讀者，閱讀自己寫(xiě)的內(nèi)容。文章的論點(diǎn)都清楚、架構(gòu)都明確嗎？句子都直截了當(dāng)、簡(jiǎn)明扼要嗎？布萊克本建議應(yīng)該要把內(nèi)容大聲朗讀出來(lái)。她表示：「這樣就能看出內(nèi)容的缺點(diǎn)，例如推論是否有漏洞、句子是否冗余累贅、章節(jié)是否太長(zhǎng)而該刪個(gè)兩段?！苟仪f(wàn)別害羞，可以找一位同事或朋友（甚至是多請(qǐng)幾位）來(lái)校訂修改你的寫(xiě)作內(nèi)容。要?dú)g迎各種意見(jiàn)，而不是抗拒他人的批評(píng)。加納認(rèn)為：「校訂修改表現(xiàn)友誼，而不是侵犯自尊。」
天天練習(xí)
布萊克本告訴我們：「寫(xiě)作是種技巧，而技巧就是熟能生巧?！辜蛹{建議每天都要閱讀良好的寫(xiě)作作品，而且注意其中的詞匯選擇、句子結(jié)構(gòu)和文句流動(dòng)。他建議：「開(kāi)始注意《華爾街日?qǐng)?bào)》（The Wall Street Journal）的寫(xiě)作風(fēng)格。另外可以買(mǎi)一本關(guān)于寫(xiě)作風(fēng)格和文法的指南，例如加納建議的是《福勒現(xiàn)代英語(yǔ)用法》（Fowler’s Modern English Usage）。最重要的一點(diǎn)，則是一定要在行程表上預(yù)留編輯修改的時(shí)間。布萊克本表示：「真正能帶來(lái)改變的，就是寫(xiě)了再重修的這個(gè)過(guò)程，而且這并非一蹴可幾。這絕不是浪費(fèi)時(shí)間，好的作者正是能把這件事情做好。」
基本原則與注意事項(xiàng)：
?先想好要寫(xiě)什么，直接切入要點(diǎn)。
?用字盡量精簡(jiǎn)，讓句子簡(jiǎn)短扼要。
?避免術(shù)語(yǔ)和花俏的詞匯，一切以清楚為上。
禁忌事項(xiàng)：
?不要再說(shuō)「我就是寫(xiě)作不行」，只要好好練習(xí)，人人的寫(xiě)作都能進(jìn)步。
?不要自以為第一次的初稿就是完美之作，要認(rèn)為這連「還可以」都稱(chēng)不上。任何文件都有進(jìn)步的空間。
?不要想把重點(diǎn)留到后面再說(shuō)。下筆之后，要盡快提出主要論點(diǎn)。
管理者商務(wù)寫(xiě)作個(gè)案研究 #1：別怕和人分享
大衛(wèi)．麥康比（David McCombie）一到了麥肯錫擔(dān)任管理顧問(wèn)，就立刻發(fā)現(xiàn)自己在哈佛商學(xué)院訓(xùn)練出來(lái)的寫(xiě)作風(fēng)格并不完全適合主管階層的溝通。麥康比表示：「問(wèn)題在于我建構(gòu)論點(diǎn)的架構(gòu)，有人會(huì)告訴我應(yīng)該盡快提出重點(diǎn)。」
麥康比說(shuō)，如果是法律或?qū)W術(shù)寫(xiě)作，「一般是慢慢鋪陳開(kāi)展案例，大概到了結(jié)尾才真正提出主要論點(diǎn)。但到了商業(yè)寫(xiě)作，最好一開(kāi)始就提出結(jié)論?！?/p>
麥康比為了想寫(xiě)得更直接有效，就向幾位資深同事借來(lái)他們所有的過(guò)去簡(jiǎn)報(bào)和報(bào)告，再模仿他們的格式及風(fēng)格。另外，有幾位他信得過(guò)的同事，在重要電子郵件往來(lái)特別有技巧，他也模仿這些人的電子郵件，并請(qǐng)他們給予意見(jiàn)。
等到麥康比自己到邁阿密開(kāi)設(shè)私募股權(quán)公司「麥康比集團(tuán)」（McCombie Group），他也把這套作法帶到新公司去。他表示：「不論任何重要文書(shū)，我都會(huì)先寄給我的合伙人，讓他幫我看看」。麥康比也特別補(bǔ)充，當(dāng)然自己絕對(duì)知道任何的修訂都是對(duì)事不對(duì)人?！肝覀儠?huì)討論是否有更好的方法來(lái)解釋某個(gè)概念，或是怎樣可以更精簡(jiǎn)。」
「改善寫(xiě)作」對(duì)于提升麥康比在這個(gè)領(lǐng)域的發(fā)言地位有直接幫助，他現(xiàn)在正在寫(xiě)作一本書(shū)，談的就是他這間私募基金公司的利基市場(chǎng)：《家庭辦公室執(zhí)業(yè)者的直接投資指南》（The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments）。
麥康比說(shuō)：「就算我一開(kāi)始就知道什么叫良好的商業(yè)寫(xiě)作，我還是認(rèn)為成功的關(guān)鍵就在于持續(xù)改進(jìn)寫(xiě)作、進(jìn)步到下一個(gè)層次。而且這件事做得愈多，就會(huì)覺(jué)得愈容易?！?/p>
管理者商務(wù)寫(xiě)作個(gè)案研究 #2：研究好的寫(xiě)作例子
蒂姆．格羅瓦（Tim Glowa）原本就已經(jīng)是個(gè)成功的戰(zhàn)略營(yíng)銷(xiāo)顧問(wèn)，但他決定要更上一層樓，他說(shuō)：「我希望能讓大家認(rèn)為我是思想的領(lǐng)導(dǎo)者，而為此我必須要培養(yǎng)出某個(gè)觀點(diǎn)、再讓大家都注意到這種觀點(diǎn)?！?/p>
格羅瓦知道，想提升專(zhuān)業(yè)聲望，一大利器就在于能寫(xiě)出聰明、但又容易理解接受的社論和研究報(bào)告。當(dāng)時(shí)，他的寫(xiě)作已經(jīng)在同事與同儕間有很好的風(fēng)評(píng)，但他的經(jīng)驗(yàn)多半是來(lái)自于學(xué)術(shù)寫(xiě)作，于是他開(kāi)始閱讀像是《麥肯錫季刊》（McKinsey Quarterly）之類(lèi)的管理學(xué)類(lèi)書(shū)籍，以熟悉這種風(fēng)格。格羅瓦表示：「我研究了這些作者如何溝通，再努力讓自己的寫(xiě)作更直接、更精簡(jiǎn)?！?/p>
同時(shí)，他也為自己的寫(xiě)作加進(jìn)了「列出大綱」的固定流程?，F(xiàn)在，在他下筆寫(xiě)作報(bào)告和備忘錄之前，他會(huì)先簡(jiǎn)單列出三大主要目標(biāo)。他說(shuō)：「你可不能就坐下開(kāi)始打字，還期望能寫(xiě)出什么好作品來(lái)。這就像是出門(mén)散步卻連要去哪都不知道一樣?！?/p>
格羅瓦現(xiàn)在是「Bug Insights」這家行銷(xiāo)分析公司的共同創(chuàng)立人，他相信是這些努力讓他的溝通更為有效，而且改善的不只是較長(zhǎng)篇的寫(xiě)作，就連電子郵件、甚至是語(yǔ)音郵件都有所改善。他說(shuō)：「這會(huì)滲入到我各種溝通的層面?！苟遥淖髌芬泊_實(shí)吸引到了某些族群。他有幾篇文章的下載次數(shù)已經(jīng)超過(guò)10萬(wàn)次，而且某家財(cái)星50大企業(yè)近來(lái)也在內(nèi)部的訓(xùn)練及發(fā)展計(jì)劃中使用了一篇他的文章。
格羅瓦對(duì)于自己的進(jìn)步十分滿(mǎn)意，但也說(shuō)他并不會(huì)停止投入更多心力。他說(shuō)：「你就是得努力才行，想學(xué)好新技巧，就必須好好研究?！?/p>