如果你是作報(bào)告的人，高級(jí)管理者將是你最棘手的一群報(bào)告對(duì)象。他們極度沒有耐性，因?yàn)槿粘贪才艥M檔，而且必須做出很多高風(fēng)險(xiǎn)的決策，往往很少有時(shí)間來衡量選項(xiàng)。因此，他們不會(huì)坐視一個(gè)冗長的報(bào)告，靜待最后的精采內(nèi)容披露。在你的噱頭還沒有表演完之前，他們就會(huì)打斷你的報(bào)告了。
那種場(chǎng)面可能很令人沮喪。你可能有很多話要對(duì)他們說，而這個(gè)報(bào)告會(huì)可能是你表達(dá)的唯一機(jī)會(huì)。但是，如果你希望他們充分聽到你的想法，那就要馬上談到他們關(guān)切的事物，以便他們能更有效地作出決定。我曾在許多領(lǐng)域向高級(jí)管理者作報(bào)告，從噴射引擎到搜索引擎不一而足，我費(fèi)了一番苦功才學(xué)會(huì)一件事：如果你在他們面前絮絮叨叨，他們會(huì)給你一個(gè)表情，意思是說：“你在跟我開玩笑嗎？你真的以為我有時(shí)間去管那件事嗎？” 所以要迅速且明確地呈現(xiàn)對(duì)他們很重要的資訊，繼而要求他們提問，然后結(jié)束報(bào)告。如果你的高談闊論是簡(jiǎn)短的而且有見地，他們會(huì)再度仔細(xì)聆聽。
以下的作法讓你能贏得他們的注意和支持：
預(yù)先作總結(jié)：比方說，你有三十分鐘的時(shí)間陳述。在你作開場(chǎng)白時(shí)，要假設(shè)你的整個(gè)報(bào)告時(shí)間削減到五分鐘。這將迫使你提出聽眾真正在乎的信息：高層次的研究或調(diào)查結(jié)果、結(jié)論、建議、采取行動(dòng)的呼吁。一開始就清晰、簡(jiǎn)潔地說出這些重點(diǎn)，然后提出支持的資料數(shù)據(jù)、細(xì)微之處，以及外圍的相關(guān)材料。
設(shè)定期望：要讓觀眾知道你會(huì)先花幾分鐘提出你的總結(jié)，其余的時(shí)間將進(jìn)行討論，那么即使是最沒耐心的高級(jí)管理者，也比較可能會(huì)讓你說完主要觀點(diǎn)而不打斷你，因?yàn)樗麄冎雷约汉芸炀涂梢蚤_始提出問題。
制作總結(jié)幻燈片：制作一疊幻燈片時(shí)，要在前幾張列出一個(gè)簡(jiǎn)短的重點(diǎn)概述，其余的投影片應(yīng)該做為附錄。遵守10％的規(guī)則：如果你的附錄是五十張幻燈片，就制作五張的總結(jié)幻燈片，依此類推。在你提出總結(jié)后，讓主管團(tuán)隊(duì)主導(dǎo)談話的進(jìn)行，在相關(guān)的問題和意見提出時(shí)，就放映附錄的幻燈片。通常情況下，主管會(huì)想要深入探討有助于他們決策的某些重點(diǎn)。如果他們那樣做，你得迅速放映和那些重點(diǎn)相關(guān)的幻燈片。
給予他們要求的事物：如果你受邀報(bào)告你們公司在印尼制造工廠淹水的最新情況，那就照做，先不要談到任何其他事情。這群時(shí)間緊迫的高級(jí)管理者邀請(qǐng)你發(fā)言，因?yàn)樗麄冇X得你可以提供他們所欠缺的一項(xiàng)資訊。所以，要直截了當(dāng)且快速地回應(yīng)這個(gè)具體的要求。
排練：在作報(bào)告之前，要請(qǐng)一個(gè)同事充當(dāng)誠實(shí)的指導(dǎo)教練，在他面前練習(xí)做你的報(bào)告及放映幻燈片。去找個(gè)曾經(jīng)讓高級(jí)管理者采納其想法的人。要求此人給你明確的意見回應(yīng)：你的信息的表達(dá)清晰且快速嗎？你的總結(jié)投影片有沒有把一切濃縮成有深入見地的精華重點(diǎn)？你有沒有漏掉觀眾可能在期待的任何事項(xiàng)？
聽起來好像得做很多事情嗎？是的，但是向主管團(tuán)隊(duì)作報(bào)告是很大的榮譽(yù)，可以打開多扇大門。如果你做成功了，具有重大影響力的高級(jí)管理者將大力支持提倡你的想法。